5 почему методика примеры в жизни

Как определить суть проблемы: метод «5 почему»

Неожиданные проблемы могут возникнуть в любой команде или процессе. Однако, проблемы — это лишь симптомы более глубинных вопросов. Быстрое решение проблемы — это удобно, но оно не дает гарантии, что рабочий процесс будет защищен от повторяющихся ошибок. Вот почему вашей команде необходимо сконцентрироваться на поиске первопричины и ее правильном устранении. Когда есть проблемы, которые вам не удается решить, стоит воспользоваться методикой «5 почему», которая вам позволит проанализировать проблему и оперативно выявить ее основные причины.

Что такое метод «5 почему»

Метод 5 Whys или «5 почему», является частью производственной системы Toyota. Технология, разработанная японским изобретателем и промышленником Сакити Тойода, стала неотъемлемой частью философии бережливого производства.

Метод «5 почему» — один из самых эффективных инструментов анализа первопричин в арсенале бережливого управления. Каждая команда сталкивается с препятствиями в своей повседневной работе. Однако использование данной методики поможет вам найти первопричину любой проблемы и защитить процесс от повторяющихся ошибок и сбоев.

«Основа научного подхода Toyota — спрашивать «Почему» пять раз, когда мы обнаруживаем проблему. Задавая вопрос «Почему?» пять раз, вы определяете характер проблемы, решение становится понятным».

Одним из ключевых факторов успешного внедрения данного метода является принятие обоснованного решения. Это означает, что процесс принятия решений должен основываться на глубоком понимании того, что на самом деле происходит на рабочем месте. Другими словами, процесс анализа первопричин должен включать людей с практическим опытом. Логично, что они могут дать вам самую ценную информацию относительно любой проблемы, возникающей в их области компетенции.

Как это работает

Применяя технику «5 почему», вы хотите добраться до сути проблемы, а затем исправить ее. На самом деле, «5 почему» может показать вам, что источник проблемы довольно неожиданный. Часто проблемы, которые считаются техническими, на самом деле оказываются человеческими и производственными проблемами. Вот почему нахождение и устранение первопричины имеет решающее значение, если вы хотите избежать повторных сбоев.

Пример применения метода «5 почему»

Проблема: Мы не отправили рассылку о последних обновлениях программного обеспечения вовремя.

Почему мы не отправили рассылку вовремя? Обновления не были реализованы до указанного срока.

Почему обновления не были реализованы вовремя? Потому что разработчики все еще работали над новыми функциями.

Почему разработчики все еще работали над новыми функциями? Один из новых разработчиков не знал процедур.

Почему новый разработчик не был знаком со всеми процедурами? Его не обучили должным образом.

Почему его не обучили должным образом? Потому что технический директор считает, что новым сотрудникам не нужно тщательное обучение и они должны обучаться во время работы.

Вы можете заметить, что основная причина первоначальной проблемы оказалась чем-то совершенно отличным от большинства ожиданий. Кроме того, очевидно, что это проблема не технологическая, а производственная. Это типично, потому что мы часто сосредотачиваемся на продуктовой части проблемы, пренебрегая человеческим фактором. Таким образом, метод «5 почему» направлен на глубинное изучение определенной проблемы, пока она не покажет вам настоящую причину. Помните, что «5» — это просто число. Задавайте вопрос «Почему» столько раз, сколько вам нужно, чтобы завершить процесс и предпринять соответствующие действия.

Схема применения метода

Метод «5 почему» может помочь вам добиться постоянного улучшения на любом уровне вашей организации. Вот несколько основных шагов, которые необходимо выполнить.

Сформируйте команду

Попробуйте собрать команду людей из разных отделов. Каждый представитель должен быть знаком с процессом, который будет расследоваться. Создавая кросс-функциональную команду, вы получите уникальные точки зрения. Это поможет вам собрать достаточно информации для принятия обоснованного решения. Имейте в виду, что это не индивидуальная задача, и ее должна выполнять команда.

Определите проблему

Обсудите проблему с командой и четко её сформулируйте. Это поможет вам определить масштаб проблемы, которую вы собираетесь исследовать. Это важно, потому что исследование широкой проблемы может занять много времени. Постарайтесь максимально сосредоточиться, чтобы в итоге найти эффективное решение.

Спрашивайте

Дайте возможность одному человеку облегчить весь процесс. Этот ведущий группы будет задавать вопросы и стараться сохранять концентрацию команды. Ответы должны быть основаны на фактах и реальных данных, а не на эмоциональной точке зрения.

Ведущий должен спрашивать «Почему» столько раз, сколько необходимо, пока команда не сможет определить основную причину исходной проблемы.

Совет 1. Не задавайте слишком много вопросов «Почему». Если вы продолжите работу, то можете получить массу необоснованных предложений и жалоб, а это не ваша цель. Сосредоточьтесь на поиске первопричины.

Совет 2. Иногда может быть более одной основной причины. В этих случаях метод «5 почему» будет больше похож на матрицу с разными ветвями. Это может даже помочь вам обнаружить и устранить организационные проблемы, которые оказывают постоянное негативное влияние на общую производительность.

Действуйте

После того, как команда обнаружит основную причину(ы), пора предпринять корректирующие действия. Все участники должны участвовать в обсуждении, чтобы найти и применить лучшее решение, которое защитит ваш процесс от повторяющихся проблем. Когда решение принято, один из членов команды должен нести ответственность за выполнение правильных действий и наблюдение за всем процессом.

По прошествии определенного времени команде необходимо снова встретиться и проверить, действительно ли их действительно ли их усилия дали положительный эффект. Если нет, процесс следует повторить. В конце концов, дело должно быть задокументировано и разослано по организации. Обмен этой информацией даст глубокое представление о различных видах проблем, с которыми может столкнуться команда, и о том, как эти проблемы могут быть устранены.

В заключении

Метод «5 почему» помогает вашей команде сосредоточиться на поиске первопричины любой проблемы. Это побуждает каждого члена команды делиться идеями по постоянному совершенствованию, а не обвинять других. Кроме того, это придает вашей команде уверенность в том, что она может устранить любую проблему и предотвратить повторяющиеся сбои в процессе.

Читайте также:

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник

Метод «5 почему» от Сакити Тойоды

З адумывались ли вы когда-нибудь о том, откуда берутся наши желания, стремления, мотивации и так далее? Многие люди искренне полагают, что они сами делают свой выбор и их желания им никем не навязаны, а самое главное, им действительно нужно то, чего они желают, и то, к чему стремятся. Но, увы, это большая иллюзия. Современное информационное пространство, пестрящее скрытой и явной рекламой, уже давно лишило большинство людей возможности делать осознанный выбор. Хотя иллюзия этого выбора остаётся. И это многих вводит в заблуждение. Но всё ли так просто? Попробуем разобраться в этом непростом вопросе.

Попробуем разобраться в том, откуда берутся наши стремления и как применять метод «пяти почему». А самое главное, как понять первопричину наших ощущений, мыслей и желаний, которые возникают как будто бы из ниоткуда.

Айсберг сознания

Психологи уже давно говорят о том, что сознание — это лишь вершина айсберга. Самое интересное хранится именно в нашем подсознании. Именно та информация, которая заложена в нашем подсознании, определяет наш сегодняшний выбор. Да, именно так. С точки зрения психологии, даже мимолётное решение — перебежать улицу на красный свет или всё-таки дождаться зелёного — определяется теми установками, которые есть в нашем подсознании.

И чаще всего установки эти родом из детства. Самый простой пример: облаявшая ребёнка собака, скорее всего, станет причиной развития кинофобии — боязни собак во взрослой жизни. И порой бывает так, что взрослый, казалось бы, вполне успешный и здоровый человек может приходить в ужас от визга мелкой собачонки. Но тут ничего не поделаешь — именно так устроено наше подсознание.

«Перед восходом солнца»: ключи к подсознанию

Известный писатель-сатирик Михаил Зощенко к своей книге «Перед восходом солнца» оставил на время свой юмористический стиль повествования и решил поднять серьёзные вопросы — проблемы психического здоровья человека. В этой книге Михаил Михайлович ссылается на исследования небезызвестного академика Павлова и его эксперимент с собакой, благодаря которому талантливый учёный смог доказать наличие так называемых «условных рефлексов». В отличие от безусловных, которые передаются на генетическом уровне, условные рефлексы формируются на уровне нейронных связей в мозге как реакция на те или иные раздражители.

Если рассматривать вышеприведённый пример с кинофобией, на уровне нейронных связей прочно закрепилась связь «собака = опасность». И теперь такой индифферентный раздражитель, как собака, который сам по себе не несёт прямой опасности, будет человеком восприниматься как опасный для здоровья и жизни, и это будет порождать страх.

Именно с точки зрения этой теории Михаил Зощенко рассмотрел в книге свои собственные психологические проблемы и проблемы многих известных писателей, докопавшись при этом до первопричины.

Таким образом, Михаил Михайлович подробно описал тот процесс, который порождает наши ощущения, будь то страхи, желания, беспокойство, навязчивые состояния и так далее. Он на примерах показал, как порой желание человека, хандра или страх могут быть порождены, казалось бы, безобидным происшествием в детстве. Но дело в том, что детская психика очень подвижная, ранимая и впечатлительная. И такой незначительный случай, как неожиданный лай собаки, может привести к развитию фобии.

Метод «5 почему» от Сакити Тойода

Талантливый писатель Михаил Зощенко, несомненно, совершил огромный и полезный труд, проведя в своей книге настоящий самоанализ собственной личности на основе теории об условных рефлексах академика Павлова. Но, при всём уважении к талантливому автору, он не дал конкретных методик работы над собой для устранения негативных установок и поиска первопричины проблем.

С этой проблемой можно обратиться к методу, который предлагает основатель одной известной автомобильной корпорации Сакити Тойода. Его метод поиска и определения своих истинных мотиваций заключается в следующем: при наличии какого-либо желания или мотивации задавать себе последовательно пять раз подряд вопрос «почему?». Это позволяет найти первопричину того или иного психологического состояния и понять, что, к примеру, то или иное желание на самом деле является защитным механизмом от глубинного страха или чувства вины. Чтобы было более понятно, рассмотрим на конкретном примере.

Применение метода «5 почему»

И вот по дороге наш герой решает применить этот самый метод «пяти почему».

Он спрашивает себя: «Почему я хочу купить машину?».

Недолго думая, он получает ответ: «Потому что хочу поразить окружающих».

Затем задаёт снова вопрос: «Почему я хочу поразить окружающих?» и отвечает что-то вроде: «Потому что для меня важно их мнение».

Следует третий вопрос: «Почему для меня важно их мнение?», и ответ примерно такой: «Потому что я зависим от оценки окружающих».

Наш герой начинает уже слегка нервничать, и вид у него уже не такой уж цветущий и радостный, потому что осознавать себя зависимым не совсем приятно.

Однако он задаёт четвертый вопрос: «Почему я зависим от оценки окружающих?», и ответ совсем уже нелицеприятный: «Потому что у меня занижена самооценка».

Набравшись смелости, наш герой с совсем уже печальным лицом задаёт себе решающий, пятый вопрос: «Почему у меня занижена самооценка?», и тут в сознании нашего героя всплывает какая-нибудь сцена из далёкого детства. Может быть, это лицо матери, которая с разочарованным видом говорит: «Да ничего у тебя не выйдет». Не со зла, а так просто, между делом. Вряд ли в этот момент она понимала, что калечит ребёнку жизнь. А может быть, наш герой слышит в этот момент смачный звук оплеухи, которой наградил его хулиган из соседнего двора, да ещё, пожалуй, и на глазах у девочки, в которую тот был безответно влюблён в своём беззаботном детстве.

И вот день всё такой же солнечный, и птицы поют всё так же задорно, но наш герой, потупив взор, возвращается домой, поняв, что никакая машина ему не нужна. А лучше бы потратить эти деньги на психолога; впрочем, и среди них хватает дураков, которые советуют лечить стресс «шопингом» или «бокальчиком хорошего вина».

И вот тут начинается процесс развития: лишь докопавшись до истинной первопричины своих проблем, можно начать их решение. Можно привести пример с сорняками на даче. Сколько угодно можно срезать само растение; если при этом корень остаётся в земле, с первым же дождём надоедливый куст вырастет в ещё большем размере.

Все проблемы у нас в голове

Мы одеваемся в модную одежду, как в скорлупу, чтобы скрыть под ней свои комплексы и деструктивные установки. Мы «заедаем» психологические проблемы. Мы тратим драгоценные годы жизни, чтобы сделать карьеру и доказать кому-то, что «я чего-то добился». Навязанные желания, ложные мотивации, и цена этому — напрасно прожитая жизнь, потраченные деньги и загубленное здоровье.

А ведь ларчик-то, как писал несравненный баснописец Крылов, просто открывался. Достаточно всего лишь последовательно задать себе пять вопросов на тему того, «почему я это делаю? Почему мне это нужно? Почему я этого хочу? Почему это со мной происходит?» — и цепочка причинно-следственной связи расстелется перед нами во всей своей красе, открывая путь к решению проблемы.

Найти первопричину — это уже половина решения проблемы. Можно, конечно, затем обратиться к психологу, но никто не сможет решить внутренние противоречия человека эффективнее, чем он сам. Обретя опыт победы над собой и решения своей проблемы, человек станет сильнее. Поняв глубинные причины своих проблем и научившись работать с ними, человек обретёт инструмент для познания самого себя и разрешения внутренних конфликтов, а это поистине бесценно, и, самое главное, ни один психолог этому не сможет научить. И важно понимать, что, как ни парадоксально это прозвучит, но каждое наше ограничение помогает нам стать свободным. Потому что, преодолевая ограничения, мы становимся свободнее. Побеждая свои слабости, мы становимся сильнее.

Таким образом, применяя метод «пяти почему», можно избавиться от многих лишних вещей, которые часто омрачают нашу жизнь, будь то страхи, беспокойство, навязчивые мысли, желания, навязанные нам мотивации. И очищаясь от этой шелухи, мы начнём видеть то, что на самом деле важно.

Источник

Правило 5 вопросов: решаем любую проблему за 10 минут

Когда возникает какая-то проблема, мы хотим понять причину, из-за которой она появилась в нашей жизни. В компании «Тойота», с легкой руки основателя Сакити Тойоды, для поиска решения проблем используют невероятно простую и при этом очень эффективную методику – правило 5 вопросов.

Содержание

Чем хороша методика «5 почему»

Кто создал

Автором правила считается предприниматель и изобретатель Сакити Тойода (Тоёда), который предположительно сформулировал эту идею в 30-х гг. прошлого века. Однако надо заметить, что подобный метод использовался для поиска первопричин еще философами IV-III веков до нашей эры, а основоположником логической концепции нахождения причинно-следственных связей, применяемых для любых доказательств, считают Сократа. Но «в наше время» именно на «Тойоте» впервые стали применять «правило 5 почему» с целью повышения производительности труда и сокращения производственных издержек.

Правило пяти «почему»

«5 почему» является эффективным инструментом для выявления причинно-следственных связей, которые вызвали ту или иную проблему, определения сопутствующих причинных факторов и понимания корня проблемы. Метод подходит как для индивидуального, так и для коллективного применения.

Когда использовать

В тех случаях, когда настоящая причина ситуации или проблемы неясна, что делает невозможным поиск и принятие адекватного решения, а для глубокой проработки недостаточно ресурсов.

Можно пользоваться для решения производственных вопросов, проблем в бизнесе, разрешения личных проблемных ситуаций и т. д.

В чем суть метода

Суть методики – в задавании самому себе серии из 5 последовательных вопросов «Почему?» и получении честных ответов. Каждый вопрос вскрывает новый причинный слой, а последний – открывает настоящую причину.

Вот как схематично можно представить суть методики «5 почему»

Нажмите на картинку, чтобы увеличить

Главная задача этой техники – не найти виновного и обвинить его во всех грехах, а выяснить закономерности и устранить вероятность системных ошибок. Очевидно, что решение промежуточных проблем будет временным и неправильным и в будущем приведет к новым сбоям.

Почему именно пять?

Сакити Тойода считал, что пяти вопросов достаточно для поиска первопричины ситуации. Но привязываться к этой цифре не стоит: чтобы докопаться до истинного источника проблемы, может потребоваться как больше, так и меньше «Почему?». Кроме того, в отдельных случаях и самих причин может быть несколько.

Чем завершить анализ по методу «5 почему»

Поиск причины сам по себе ничего нам не дает. Настоящая цель анализа – принятие решения, учитывающего корень проблемы. Поэтому заканчивать анализ нужно вопросом «Как?», а затем реализовывать найденное решение.

Методика «5 почему» в примерах

А вам приходилось, столкнувшись с какой-то проблемой, остановиться и пять раз подряд задать себе вопрос: «Почему это случилось?» Нет. Тогда давайте сделаем это сейчас. Чтобы вы могли полнее представить себе все возможности метода, приведем несколько ярких примеров его использования.

Пример 1. Представьте, что у вас сломался автомобиль. И вы начинаете задавать вопросы «почему» и отвечать на них.

Суть проблемы часто гораздо глубже, чем нам может показаться на первый взгляд, чаще всего она прячется за лежащими на поверхности причинами. Пятикратное повторение вопроса «Почему?» дает ответ, в чем кроется изначальная причина, которая привела к ситуации с поломкой, и поможет решить проблему в корне. Не пройдя полный цикл вопросов, вы можете подумать, что будет достаточно замены предохранителя или поршня насоса. И тогда через некоторое время проблема повторится.

Пример 2. Опоздания и их настоящая причина.

Пример 3. Канонический пример использования методики «5 почему» с шубой. Представим, что вам хочется шубу.

Пример 4. Вас пригласил на свой юбилей малознакомый человек, но вы не можете принять решение – принять приглашение или отказаться. Используем технику пяти вопросов.

В таких обстоятельствах выбор – чужой юбилей или семейный отдых – очевиден.

Вместо заключения

Метод позволяет отсечь все лишнее, и Сакити Тойода своими достижениями доказал, что эта техника он более чем эффективна. Чаще всего мы очень невнимательны к своему внутреннему миру: своим мыслям и настоящими, а не навязанным воспитанием, социумом, окружением желаниями. «5 почему» помогает увидеть ситуацию под другим углом и более объективно. Найдя истинную причину возникшей проблемы, «выведя себя на чистую воду», вы сможете направить энергию в правильное русло.

А вы пробовали использовать эту технику? Поделитесь в комментариях результатами.

Если эта статья была вам полезна, поделитесь ею с друзьями в социальных сетях!

Источник

Пять почему: как правило Сакити Тоеда помогает предотвращать ошибки

Иногда все идет не по намеченному сценарию: не соблюдаются договоренности, ломается техника, подводят люди и рушатся, казалось бы, самые продуманные планы.

В такие моменты важно не только решить возникшую проблему, но и сделать так, чтобы она больше не повторилась. Для этого необходимо дойти до первоисточника и понять главную причину, которая чаще всего лежит далеко не на поверхности.

Именно тогда на помощь приходит простое, но очень эффективное правило «5 почему» – один из самых популярных инструментов анализа первопричин в арсенале бережливого управления.

Что такое метод «5 почему»?

Непредвиденные ситуации могут возникнуть в любой команде или процессе. Часто они являются лишь следствием более глубоких проблем, где причину трудно выявить с первого раза, а неумение и нежелание людей правильно говорить о совершенных ошибках лишь усугубляют ее.

«5 почему» – метод обсуждения проблемной ситуации, позволяющий добраться до первоисточника с помощью последовательных ответов на вопрос «Почему?» Он получил свою популярность благодаря компании «Тойота», являющейся образцово-показательной в применении принципов бережливого производства.

Быстрое решение возникшей проблемы может быть удобным, однако оно не гарантирует защиты от повторения подобных ошибок. Вот почему так важно сосредоточиться на поиске первопричины для предотвращения данных инцидентов в дальнейшем.

Любой врач скажет, что боль чаще всего является следствием каких-либо нарушений в организме. Можно, конечно, пить обезболивающее и тем самым облегчать симптомы болезни, делая при этом вид, что все хорошо. Но это не только не решит возникшие проблемы со здоровьем, но и может еще больше усугубить их. Именно поэтому грамотные специалисты, пообщавшись с пациентом, назначают ему лечение, направленное на устранение причины заболевания.

Каждая системная ошибка устроена подобным образом: чем она серьезнее, тем глубже будет зарыта истинная причина ее возникновения.

В «5 почему» используются контрмеры, а не решения. Контрмера – это действие или набор действий, направленных на предотвращение повторного возникновения проблемы, в то время как решение может быть направлено только на устранение симптома. Таким образом, контрмеры более надежны и с большей вероятностью предотвратят повторение подобной ситуации.

Правило «5 почему» – это простой и эффективный инструмент для нахождения корня ошибки, который можно использовать для поиска и устранения неисправностей, решения проблем и повышения качества работы в целом.

История появление правила

Автором правила стал японский изобретатель и предприниматель Сакити Тоеда, ставший прародителем знаменитой и по сей день компании Toyota.

Испытывавший с ранних лет тягу к изобретениям, будущий ученый мечтал оптимизировать работу ткацкого станка, на котором работали его мама и бабушка, чтобы избавить их от изнурительного труда [Kanbanize, 2020].

Когда ему исполнилось двадцать лет, он принял важное решение покинуть родную деревню и отправиться в Токио, где увидел современные фабрики, использовавшие новейшее оборудование, и перенял их опыт.

Вернувшись домой, вдохновенный индустриальными пейзажами, Сакити занялся совершенствованием ручного ткацкого станка, который выглядел громоздким и непростым в использовании.

Потратив десятки лет на работу, он смог усовершенствовать станок с помощью специального механизма, задачей которого было останавливаться, если нить рвалась. Этот принцип автономной автоматизации получил название «принцип Дзидока» и лег в основу производственной системы компании Toyota [Kanbanize, 2020].

Дзидока предполагает качественное предупреждение ошибок в процессе производства и отсутствие необходимости у рабочих быть привязанными к машинам, что, в свою очередь, позволяет генерировать новые идеи и оптимизировать рабочий процесс.

В ноябре 1926 года под руководством Сакити Тоеда была основана компания Toyoda Automatic Loom Works, ставшая прародительницей знаменитого автомобильного концерна Toyota. Компания прославилась благодаря производству продукции, опережавшей свое время.

Сакити уделял большое внимание повышению качества и бережливому производству. Он полагал, что секрет успеха в решении проблемы состоит в том, чтобы каждый раз задавать вопрос «Почему?» для понимания первопричины и поиска решения. Именно благодаря ему правило пяти почему приобрело такую популярность.

Область применения правила «5 почему»

У компании Toyota, активно поддерживающей принципы бережливого производства, существует философия «пойти и посмотреть». Это означает, что принятие решения основано на глубоком понимании того, что на самом деле происходит в производственном цехе, а не на том, что, по мнению кого-то из членов совета директоров, может происходить. Методика эффективна именно по той причине, что ответы исходят от людей, которые имеют практический опыт решения рассматриваемой задачи или проблемы [Mind Tools, 2020].

Метод «5 почему» отлично подходит для поиска и устранения неисправностей, повышения качества работы и решения простых или умеренно сложных проблем.

Этот простой прием часто может быстро указать на первопричину проблемы. Простота инструмента также придает ему большую гибкость, к тому же сам он хорошо сочетается с другими методами и техниками. Он часто ассоциируется с бережливым производством, где используется для выявления и устранения расточительных методов и на этапе анализа методологии повышения качества «Шесть сигм» [Reliable Plant, 2020].

Правило «5 почему» пользуется большой популярностью не только в Toyota. Большинство современных компаний активно применяют методику для решения возможных проблем. Так, например, в компании Buffer, занимающейся разработкой одноименного сервиса для планирования публикаций в социальных сетях, активное обсуждение ошибок стало ритуалом.

Вот как бывший технический директор компании Сунил Садасиван описывает данный процесс работы: «Что мне действительно нравится в этом, так это то, что это позволяет нам беспокоиться о проблемах, когда они возникают, и помогает нам работать над тем, чтобы они больше не повторились. В то же время это позволяет нам не беспокоиться о проблемах, которых не было. Теперь я верю, что, если произойдет что-то, чего мы не предвидели, мы проведем «» и извлечем уроки. Мы позволяем пяти принципам «почему» определять, какая документация нам нужна или какие корректировки необходимо внести в наш процесс адаптации» [Buffer blog, 2018].

Часто проблемы, которые рассматриваются как технические ошибки, на самом деле оказываются проблемами человека и процесса. Вот почему поиск и устранение основной причины имеют решающее значение, если стоит задача избежать их повторения [Kanbanize, 2020].

Правило активно применяется не только для решения проблем в компании, но и пользуется большой популярностью у психологов. Часто клиенты, приходящие на консультации, не могут понять корень проблемы, возникшей в их жизни, или же сами не до конца осознают, чего именно они хотят. В таких случаях им на помощь приходит правило пяти почему [Вестник психологии, 2017].

С его помощью абсолютно каждый может проанализировать волнующие его вопросы: ошибки в работе, сложности в отношениях с близкими, неудовлетворенность качеством жизни.

Последовательно задавать вопросы «Почему?» может не только психолог. Подобную рефлексию можно провести даже самостоятельно, но при условии, что человек честен сам с собой и готов дойти до истинной причины, а не прикрыться первым попавшимся вариантом.

Независимо оттого, в каком контексте применяется техника, она будет полезна как для решения внутриличностных проблем, так и для оптимизации работы большой корпорации.

Пример применения метода

Пять почему – простая техника, помогающая быстро определить первопричину ошибки. Анализируя ситуацию, следует задать несколько вопросов «Почему?» или «Что вызвало эту проблему?» [Lifetime Reliability, 2020].

Довольно часто ответ на один вопрос «Почему?» порождает очередное «Почему?» Именно это и позволяет в конечном счете докопаться до истины.

Приведем наглядный пример применения правила. Для этого разберем ситуацию, когда ответственный специалист не отправил информационный бюллетень о последних обновлениях программного обеспечения вовремя.

На первый взгляд может показаться, что причина ошибки очевидна: сотрудник в силу определенных причин не выполнил своих обязательств. Но с помощью правила «5 почему» можно выявить другие слабые места, существующие в компании.

Давайте представим разбор ситуации по технике:

В итоге мы видим, что основная причина оказалась совершенно иной, чем могло показаться на первый взгляд. То, что изначально воспринималось как проблема, вызванная забывчивостью или безответственностью сотрудника, на самом деле оказалось проблемой процесса и системы в целом. Это существенно меняет подход к ее решению [Секрет фирмы, 2016].

Таким образом, цель анализа «5 почему» состоит в том, чтобы глубоко изучить определенную проблему, пока она не покажет вам настоящую причину.

Плюсы и минусы метода

Правило «5 почему» – это простой и эффективный инструмент для решения проблем. Но, как и любой инструмент, он обладает преимуществами и недостатками.

К плюсам метода относится то, что для успешной его реализации не требуется обладание специальными знаниями и навыками. Достаточно уметь задавать вопросы, слушать ответы и правильно вычленять информацию из них.

Пожалуй, самое замечательное в правиле пять почему то, что оно побуждает принимать конкретные меры, чем просто найти виноватого и заставить его раскаяться. Именно оно часто указывает на ошибки в системе, организационные проблемы или области, в которых необходимо улучшить процессы [Lifetime Reliability, 2020].

Метод «5 почему» помогает команде сосредоточиться на поиске первопричины любой проблемы. Это побуждает каждого ее члена делиться идеями для постоянного повышения качества работы, а не обвинять других, что придает сотрудникам уверенности в том, что они могут справиться с любой проблемой и предотвратить повторяющиеся сбои в процессе [Medium,2018].

Однако помимо очевидных плюсов, противники метода озвучивают ряд его недостатков. Так, например, бывший управляющий по глобальным закупкам Toyota Теруки Минора озвучил следующие минусы:

Еще одна распространенная проблема заключается в том, что сложные проблемы редко имеют только одну причину, и искать первопричину легче в теории, чем на практике [Reliable Plant, 2020].

Самый простой способ сорвать встречу – настаивать на рассмотрении все большего и большего числа побочных причин, пока команда не начнет двигаться по кругу. Даже люди с благими намерениями могут нанести такой же ущерб, просто чрезмерно сосредоточившись на технических или вспомогательных вопросах. Однако при правильном подходе и понимании процесса почти всех перечисленных недостатков легко избежать.

Правила проведения методики

Часто когда что-то идет не так, люди склонны воспринимать это как кризис и искать виноватых. В таких случаях им бывает трудно абстрагироваться от эмоций и оценочных суждений. Но этому стоит учиться, если вы хотите выносить из каждой проблемной ситуации уроки и пользу.

Вот несколько советов, как сделать процесс обсуждения проблемы по методике пяти почему максимально эффективным [Medium,2018]:

Важно помнить, что практически любую проблему можно предотвратить, поскольку часто они вызваны недостаточно надежными системами, а не индивидуальной некомпетентностью. Даже если сотрудник совершает ошибку, необходимо задать вопрос: «Почему наши инструменты позволили допустить эту ошибку так легко?»

Пошаговый алгоритм проведения встреч по правилу «5 почему»

5 почему предполагает проведение встреч сразу после обнаружения проблем, с которыми сталкивается компания. Эти проблемы могут быть любыми: ошибки разработки, простои сайта, сбои маркетинговой программы, конфликты с заказчиками, клиентами или даже внутренние пропущенные графики. Каждый раз, когда происходит что-то неожиданное, необходимо провести анализ первопричин [Reliable Plant, 2020].

Со временем сотрудники привыкают к правилу пяти почему и даже сами инициируют подобный анализ при возникновении любой ошибки.

Предлагаем вам пошаговый алгоритм проведения разборов ошибок по правилу «5 почему», который можно применять без специальной подготовки.

Сформируйте команду

Одним из ключевых факторов успешного внедрения методики является принятие взвешенного решения. Это означает, что данный процесс решений должен основываться на глубоком понимании того, что на самом деле происходит на рабочем месте.

Другими словами, процесс анализа первопричин должен включать мнение людей с практическим опытом. Ведь именно они смогут предоставить наиболее ценную информацию о любой проблеме, которая возникает в их области знаний.

Соберите вместе сотрудников, которые знакомы со спецификой проблемы и с процессом, который пытаетесь исправить. Хорошо, если это будут представители разных отделов, поскольку, создавая кросс-функциональную команду, вы получаете возможность взглянуть на ситуацию с разных сторон.

Выберите человека, который будет руководить встречей

Собрав команду, выберите одного человека в качестве фасилитатора, который сможет задавать вопросы, направлять беседу в нужное русло и распределять ответственность за решения, полученные в результате обсуждения.

Некоторым организациям нравится назначать руководителем подобных встреч экспертов, обладающих конкретной зоной ответственности. Преимущество данного подхода в том, что такой сотрудник помогает команде находить хорошие решения в соответствии со своими компетенциями.

Руководителем обсуждения может быть абсолютно любой член команды. Для этого не требуется специальной квалификации, опыта, знаний или руководящей должности. Достаточно просто уметь слушать, делать необходимые записи и сохранять объективность даже при самых эмоциональных обсуждениях.

Кстати, умение не просто слушать, но и слышать своего собеседника является одним и ключевых в укреплении отношений любого рода. На онлайн-программе «Лучшие техники коммуникации» мы подготовили для вас отличную подборку упражнений, направленных на тренировку такого важного навыка. Программа будет полезна всем, кто живет в социуме и, хотя бы 5 минут в день уделяет общению с родными, друзьями, коллегами, партнерами и даже незнакомыми людьми.

Определите проблему

Обсудите ситуацию с командой и четко сформулируйте проблему, которую предстоит разобрать. Это важно, поскольку исследование большой проблемы может занять много времени. Чем конкретнее будет поставлена задача, тем проще будет найти эффективное решение.

Правило «5 почему» подразумевает работу с четко прописанными ошибками. Вместо размытых формулировок вроде «мы плохо работаем» необходимо указывать более конкретные определения, например, «мы опоздали с заказом клиенту на две недели».

По возможности понаблюдайте за ситуацией в действии. Обсудите это со своей командой и напишите краткое и ясное изложение проблемы, с которым все согласны.

Имейте в виду, что процесс опроса лучше всего подходит для простых или умеренно сложных задач. Сложные проблемы могут выиграть от более глубинного анализа, хотя использование метода пяти почему все равно может быть полезно.

Обсудите проблему с помощью метода «5 почему»

Запишите предварительно согласованную с командой проблему на доске или стикере, оставив вокруг достаточно места, чтобы добавить ответы.

Затем начните анализировать проблему и спросите, почему она возникла. Убедитесь, что ответ действительно обоснован и подкреплен фактами, а не эмоциями и предположениями, и затем задайте вопрос еще раз. Продолжайте процесс, пока не найдете первопричину проблемы и не сможете определить контрмеру, которая предотвратит ее повторение.

Пять вопросов – достаточно условное количество. На самом же деле вопрос «Почему?» должен звучать столько раз, сколько потребуется, пока не будет найдена первопричина ошибки.

Постарайтесь сосредоточиться только на одной ситуации. Помните, что «5 почему» не сводится к исчерпывающему обзору всех проблем. Речь идет о быстром определении вероятной основной причины.

Определите дальнейшие шаги

Определившись с причинами возникновения проблемных ситуаций, коллективно сформулируйте ряд мер по их устранению для каждого ответа. После этого должны стать очевидными соответствующие контрмеры или изменение процесса.

Обязательно ознакомьте с результатами обсуждения всех участников команды и распределите ответственность за исправление ошибки, а также назначьте ответственных за реализацию программы.

Для каждого сотрудника, даже если он не будет принимать непосредственного участия в работе над ошибками, важно оставаться в курсе и понимать, какие меры будут реализованы для исправления ситуации.

Знакомство всех членов коллектива с результатами обсуждения позволяет достичь двух важных целей: распространить знания по всей организации и предоставить свидетельство того, что участники команды серьезно относятся к проблемам.

Проведите работу над ошибками

После того, как команда обнаружит основную причину возникновения проблемной ситуации, пропишет контрмеры по ее устранению, стоит начать реализовывать задуманное.

По прошествии заранее обговоренного срока участникам обсуждения необходимо снова встретиться и проверить, оказали ли проведенные мероприятия положительное влияние на ситуацию. Если нет, процесс следует повторить.

Конечно, данный алгоритм не является универсальным шаблоном для всех ситуаций. Но он включает в себя основные шаги, благодаря которым начать работать по правилу пяти почему можно уже сегодня.

Заключение

Каждая команда сталкивается с препятствиями в своей повседневной работе. Устойчивые или повторяющиеся ошибки часто являются симптомами более глубоких проблем. Быстрые исправления могут показаться удобными, но они часто решают только поверхностные проблемы и тратят впустую ресурсы, которые в противном случае можно было бы использовать для устранения реальной причины.

И как бы ни был велик соблазн пойти по пути наименьшего сопротивления, именно детальный анализ первопричин позволит действительно исправить ситуацию. Именно использование правила «5 почему» поможет вам найти основную причину любой проблемы и защитить процесс от повторяющихся ошибок и сбоев.

Источник