кто такой роп в бизнесе
Кто такой роп в бизнесе
Руководитель отдела продаж (РОП) — это специалист, отвечающий за организацию продаж товаров или услуг и координирующий работу соответствующего подразделения фирмы.
Должностные функции руководителя отдела продаж
В обязанности РОПа входят:
— координация работы отдела продаж;
— составление плана продаж и отчетности;
— подбор и обучение новых работников;
— работа с клиентами (в т.ч. переговоры, поддержание и расширение клиентской базы и т.д.).
Также руководитель отдела продаж может представлять компанию на отраслевых конференциях, выставках и прочих мероприятиях, проводить анализ рынка, курировать рекламные кампании, разрабатывать систему мотивации и поощрения для сотрудников и т.д.
Профессиональные качества
Претендент на должность руководителя отдела продаж должен иметь профильное образование (менеджмент, маркетинг, торговля и т.п.) и релевантный опыт работы (как правило, не менее 1 года), который должен включать непосредственно активные продажи, а также подбор персонала. Кроме того, потребуется владение профессиональным софтом; пригодится и знание иностранных языков.
Личные качества
Руководитель отдела продаж должен обладать ярко выраженными лидерскими качествами, умением мотивировать сотрудников и вести их за собой. Другое важнейшее качество для РОПа – ответственность, причем не только за себя, но и за других. Также на должности РОПа потребуется стратегическое мышление, умение выстраивать тактику и оперативно корректировать ее в зависимости от внешних условий. Кроме того, РОП должен обладать определенной степенью гибкости – это важно при взаимодействии как с высшим руководством, так и с клиентами.
Обязанности руководителя отдела продаж
Кто такой руководитель отдела продаж
Руководитель отдела продаж или РОП – это специалист, задачей которого является организация продаж услуг либо товаров. Эксперт в целом отвечает за работу своего отдела. Он обеспечивает выполнение плана продаж, обучает и направляет менеджеров, разрабатывает методики повышения эффективности продаж, составляет итоговые отчеты, общается с поставщиками и партнерами, участвует в переговорах.
Должность относится к руководителям среднего звена. От руководства начальнику отдела продаж поступают планы и распоряжения. Их нужно выполнять, отчитываясь о своих действиях по их достижению.
Обязанности отдела продаж
Продающий отдел в любой компании является ключевым, именно он приносит прибыль. Существует несколько обязанностей отдела продаж, которые зависят от особенностей процесса реализации продукции и структуры фирмы. Функции включают работу по следующим направлениям:
Должностная инструкция руководителя отдела продаж
Основные задачи руководителя отдела продаж
Одной из базовых задач РОПа является руководство отделом продаж. К основным относится планирование, определение показателей активности, мотивация, контроль, организация и обучение. Планирование предусматривает создание общей документации с декомпозированными целями. Важно детализировать активность каждого менеджера по различным временным периодам. Определение ежедневных показателей активности основывается на выявлении «счетчиков» – особых показателей каждого продавца: ежедневного количества звонков, встреч, оплат и выставленных счетов.
Мотивационная система предусматривает денежные и нематериальные способы мотивации. Контроль сотрудников основывается не только на настройке системы отчетности вCRM, но и на использовании современных способов коммуникации – мессенджеров и геолокации. Их применение позволяет контролировать отчеты по факту оплаты, обсуждать планы по клиентам, контролировать местоположение сотрудника.
Касательно организации работы персонала, необходимо проведение собраний. Это как еженедельные и ежемесячные собрания, так и ежедневные планерки, пятиминутки.
Обучение при отсутствии внутреннего тренера ложится на плечи начальника отдела продаж. Тренинги должны фокусироваться на таких элементах как листы развития, навыковая модель и прослушка звонков.
Должностные обязанности руководителя отдела продаж
Руководитель должен справляться с шестью управленческими обязанностями.
Планирование
Обязанность предусматривает то, что руководитель занимается составлением плана продаж, координированием работы отдела в целом. Может прописать, какие каждодневные действия позволят достичь необходимой прибыли по результатам месяца.
Декомпозиция
Представляет собой разложение главного на более мелкие детали и бизнес-процессы. Крупная цель прибыли разбирается на мелкие. РОП должен определиться, какие действия должны совершить менеджеры по продажам для достижения поставленных целей. К примеру, вам нужно заработать 450 000 рублей чистого дохода. Прибыль в данной сфере бизнеса составляет 16 %, средний чек 2500 рублей, конверсия в продажу 35 %. Как декомпозировать цель?
Мотивация
Состоит из материальной и нематериальной части. Оплата труда менеджеров для достижения высоких результатов должна состоять из твердого (30 %), мягкого оклада (10 %) и бонусной части (60 %). Мягкая часть выплачивается при условии 100 % выполнения KPI. Пример выплаты бонусов: выполнение менеджеров 80–100 % плана – получение 1 % от выручки, выход за 100 % плана – получение 2 %.
Нематериальная система мотивации – грамоты, гибкий график, конкурсы и другое.
Организация
Организация взаимодействия людей в отделе, распределение обязанностей. Также необходимо проводить короткие ежедневные, еженедельные и ежемесячные совещания. Они позволяют корректировать работу конкретного сотрудника, а также определять план работы на будущий период.
Контроль
Это немаловажный этап работы, включающий в себя составление еженедельных отчетов, настройку воронок продаж, анализ среднего чека, контроль работы персонала.
Обучение
Обязанность заключается в обучении продажников на каждом этапе заключения сделки. Если компания не наняла собственного тренера, то обязанности по обучению менеджеров ложатся на плечи РОПа. Обучение не может быть универсальным, необходимо учитывать сегмент бизнеса, в котором вы работаете. Назовем несколько популярных обучающих методик: small talk, сторителлинг, приемы нетворкинга, холодные звонки, СПИН, язык ХПВ, выход на ЛПР.
Функции руководителя отдела продаж
Существует несколько основных функций, которые должен выполнять руководитель отдела продаж, руководя своим отделом.
Права руководителя отдела продаж
За что несет ответственность руководитель отдела продаж
Начальник отдела несет ответственность за следующее:
Материальная, дисциплинарная ответственность руководителя отдела продаж определяется в соответствии с законодательством.
Кому он должен подчиняться
В своей деятельности начальник отдела продаж подчиняется руководителю предприятия либо коммерческому директору. Ему он предоставляет все отчеты по выполненной работе.
Что должен знать руководитель отдела продаж
Какие знания и умения необходимы начальнику для успешного руководства? Основное – это умение принимать решения и брать ответственность на себя. Специалист должен знать управленческие основы, уметь продавать, видеть картину глазами менеджера. При этом важно стратегически оценивать перспективы функционирования отдела исходя из планов руководства, целей и миссии организации.
Начальнику необходимо уметь разбивать основную цель на множество маленьких, ежедневных подцелей, распределять их, донося мини-задачи до персонала, согласовывать сроки, а также требуемые финансовые, трудовые ресурсы.
Что должен делать руководитель отдела продаж
Руководитель отдела продаж должен разложить полученную от владельца компании цель на план:
Далее руководителю необходимо разбить это по времени с учетом сезонности. Правильный план имеет три версии: пессимистичный, реальный и оптимистичный. Этот план продаж переходит в задачи, цели продавцам по SMART. Структура плана продаж может меняться на протяжении года, например, от высокого сезона к низкому.
РОП должен создать процедуру контроля (цикл Деминга): планируй-делай-проверяй-изменяй. То есть он запланировал, подготовил план продаж, расписал задачи по каждому продавцу, далее они это исполняют. РОП контролирует такие показатели: количество работ, качество работы продавцов, конверсия, активность каждый день, финансовый/продуктовый результат.
Мощным инструментом управления являются ежедневные собрания в отделе продаж. Еженедельно обсуждаются итоги недели, активность конкурентов, возникшие трудности. На ежемесячных собраниях оговариваются результаты месяца и системные трудности.
Как правильно подбирать кандидатов
Перед тем как нанять сотрудника, необходимо создать портрет идеального кандидата, которого хотелось бы видеть в своей команде. Далее размещается вакансия с четким указанием критериев, либо анализируются имеющиеся резюме на сайтах поиска работы.
В резюме менеджера по продажам соискатель должен написать коммерческое предложение с указанием своей ценности и конкретных результатов, которых он достиг. Важна обучаемость, амбициозность, ориентация на результат. У руководителя отдела продаж нужно спрашивать о масштабе задач, которые он решал. Выбирайте человека, говорящего цифрами, конкретикой. Проводя собеседования с кандидатами, спрашивайте о наибольших профессиональных достижениях, целях и ожиданиях.
Мотивация начальника отдела продаж
Оплата труда начальника отдела привязывается к конкретным результатам, а не к ставке. Мотивация должна включать твердый, мягкий оклад и бонусную часть.
Твердый – это часть зарплаты руководителя, составляющая около 40–45 % от общего размера дохода руководителя продаж. Остальная оплата – мягкий оклад + бонусы. Мягкий оклад зависит от условий выполнения начальником отдела ключевых параметров эффективности на 100 %. Например, результаты по выполнению плана в разрезе по продуктам; результаты по допустимой норме дебиторской задолженности; итоги подбора продавцов; равномерность выполнения РОПом плановых показателей.
Размер бонуса РОПа: при выполнении 80 % плана отдела продаж руководителю ничего не начисляется; 80–100 % – коэффициент 1; 100–120 % – коэффициент 2; более 120 % – коэффициент 3.
Также советуем обратить внимание на такую часть мотивации как процент от сделок. Это наиболее результативная мотивационная система, стимулирующая продавать больше.
Обязанности РОПа в продажах: как выглядит идеальный руководитель
Из этого материала вы узнаете:
Обязанности РОПа в продажах охватывают сразу несколько сфер: от планирования и оперативного руководства отделом до обучения и контроля за сотрудниками. Естественно, на эту должность необходимо принимать человека, который обладает должными навыками и опытом, чтобы выполнять все эти функции.
Нужно понимать, что между озвучиванием имеющихся талантов и их наличием иногда лежит пропасть. В нашей статье мы расскажем, какие конкретно существуют обязанности руководителя отдела продаж, какие требования предъявляются к кандидатам и как организовать процесс найма РОПа.
Требования к руководителю отдела продаж
Основные функции руководителя отдела продаж это управление подразделением, а также контроль выполнения поставленных задач как отдельными сотрудниками, так и всем коллективом. Глава отдела заинтересован в улучшении стратегии продаж и совершенствовании различных показателей, влияющих на эффективность работы команды.
На должность руководителя отдела продаж обычно назначают человека, обладающего разносторонними знаниями.
Преимуществом для кандидата будет наличие опыта и следующих практических навыков:
Планирование и декомпозиция как обязанности РОПа в продажах
Обязанности РОПа в продажах предполагают планирование. Руководитель не только составляет план продаж для всего отдела, но и ставит задачи сотрудникам для ежедневного исполнения.
Анализируя итоги работы сотрудников в частности, а также приняв во внимание их предложения по увеличению сбыта, начальник составляет единую стратегию продаж для отдела в целом. Затем он сопоставляет свой план с тем, что предлагает вышестоящее руководство.
Как правило, эти планы весьма отличаются друг от друга. Спущенный сверху составлен с учетом текущих расходов, планируемых показателей продаж, прибыли за предшествующие периоды.
Внутренний основан на данных по текущим договорам, работа по которым еще не завершена. Увидев расхождения, РОП решает, нужно ли менять направленность в трудовой деятельности сотрудников.
Приведем пример внутреннего плана, составленного руководителем продаж. Допустим, у нас работает специалист по продажам Петров. Он должен подготовить отчет по текущему состоянию договоров.
Далее Петров подсчитывает суммы, которые в этом месяце поступят на счет компании, опираясь на статус клиентов. После несложных вычислений РОП может спрогнозировать реальную прибыль компании в этом месяце.
Руководитель отдела составляет четкий план действий для менеджеров, что позволит им оценивать свою работу, а РОПу успешно управлять отделом.
Для выполнения таких задач необходимы следующие шаги:
Для этих целей оптимально подходит CRM-система, но можно воспользоваться программой Excel. Отчет помещается на нескольких страницах одного файла, с обязательным использованием в ячейках готовых формул.
Одна из важнейших обязанностей РОПа в продажах – составить план продаж и сделать его разбивку на составляющие как для всего отдела, так и для каждого сотрудника в частности. Далеко не каждый руководитель на практике исполняет эти функции.
Допустим, в среду сделок было совершено на 254 545 рублей, тогда оставшаяся сумма, равная 200 000 рублям, переходит на четверг. Таким образом, на следующий день у отдела будет задача продать на 654 545 рублей (454 545 + 200 000 = 654 545).
Обязанности руководителя отдела продаж по организации и обучению
Проведение совещаний с сотрудниками по вопросам организации работы также входит в обязанности РОПа в продажах. Собрание проводится по следующему принципу:
Руководитель отдела может проводить различные совещания в зависимости от целей.
Если цель – создать настроение и исправить недочеты в работе предыдущей пятидневки, то проводится собрание в начале недели длительностью не более одного часа. Обсуждаются следующие важные моменты:
Чтобы мотивировать сотрудников, проводится ежедневное короткое совещание, где ставится план на день и дается определенный стимул для его выполнения.
Небольшие планерки – пятиминутки с отдельными сотрудниками проводятся ежедневно с интервалом в 3 часа, например в 12.00, 15.00 и 18.00. В зависимости от текущего положения дел уточняются следующие вопросы:
Периодичность таких планерок может быть любой. Исходя из поставленных задач и фактических результатов, руководитель сам определяет время проведения пятиминуток.
Если в фирме не предусмотрена должность коуча, то обучение входит в обязанности РОПа в продажах. Он проводит типовые практические занятия для менеджеров:
Контроль и мотивация в обязанностях РОПа
Стремление сотрудника выполнять ту или иную задачу называют мотивацией. В зависимости от целей компании используют материальный и психологический стимул или их комбинацию.
Материальный стимул нацелен на четкое выполнение плана продаж либо получение конкретных показателей в работе и зависит напрямую от типа продаж, которые могут быть транзакционными, консультационными или стратегическими.
Система данной мотивации составляется при совместном участии представителей планово-экономического отдела и директора.
Другую систему мотивации – нематериальную – подготавливают, основываясь на личности каждого сотрудника и его внутреннем побуждении к действию.
Социально-психологические стимулы продумывают совместно с психологом, руководителем компании или специалистом из отдела развития персонала в зависимости от масштабов компании. Именно эти люди хорошо знают личные качества сотрудников и их психотип.
Через несколько месяцев начальник отдела продаж обычно узнает психологический настрой своих подчиненных независимо от должности. Далее можно менять внутренние мотивации для сотрудников своего отдела в том или ином направлении.
Мотивация – это довольно сложное понятие. Более подробно о мотивации и ее способах можно узнать из других материалов нашего сайта.
Не существует четких указаний, с какой периодичностью проводить наблюдение и какими приемами пользоваться для проверки. Зная особенности компании, например виды продаж или цикличность контрактов, можно успешно подобрать инструменты для осуществления контроля.
Грамотно организованный контроль в отделе не помешает менеджерам планомерно достигать своих целей, не отнимая много ресурсов для отчетности и собраний. Правильно контролируя подчиненных, руководитель сможет увидеть, какой темп работы у каждого сотрудника и верный ли у него ориентир для выполнения поставленной задачи.
Сергей Азимов убойные фишки в продажах!
Чем меньше время, прошедшее с момента переговоров до фактического оформления сделки, тем жестче должен быть контроль. Таким образом, цикл сделки и этапы продажи сильно влияют на периодичность контроля.
Методы, применяемые для контроля, напрямую зависят от вида продаж. Это может быть система CRM, запись телефонных разговоров с клиентами, наблюдение за сотрудниками с помощью web-камер и другое.
Контроль как одна из обязанностей РОПа в продажах должен быть организован так, чтобы в любой момент руководитель смог задать верное направление и скорость, если вдруг менеджеры сбились с намеченного курса или топчутся на месте при выполнении плана.
4 этапа подбора человека на позицию РОПа в продажах
Порядок выбора подходящей кандидатуры осуществляется в несколько этапов, что позволяет успешно закрыть вакансию в кротчайшие сроки.
Этап 1. Формирование профиля должности.
Для начала важно обозначить, какими профессиональными и личными качествами должен обладать будущий руководитель отдела продаж. Рассмотрим подробнее интересующие нас аспекты:
Обязанности РОПа в продажах подразумевают выполнение требований, перечисленных выше.
Этап 2. Первый этап собеседования с претендентом.
На первой встрече с кандидатом можно увидеть манеру поведения, выяснить, легко ли он идет на контакт. Также на первом этапе мы:
Первый этап обычно проводит специалист по персоналу или исполнительный директор.
Этап 3. Второй этап собеседования с претендентом.
На второй встрече выясняют, подходит ли человек с профессиональной точки зрения для вакансии РОПа. Беседа может проводится индивидуально или в группе, онлайн либо в офисе. Здесь мы выясняем:
На данном этапе собеседования говорят о зарплате РОПа. Она обычно включает три части: фиксированная часть + вознаграждение за индивидуальные сделки + премия по итогам продаж всего отдела. Здесь, конечно, необходимо присутствие генерального директора или владельца фирмы.
Этап 4. Адаптация.
Если РОП – это совершенно новая в компании должность, то руководителю отдела продаж предстоит самому вникать в текущие дела, штудировать материалы и разрабатывать необходимые положения. В случае если дела все же были переданы кем то, это может несколько упростить работу. Тем не менее, чтобы успешно пройти этап адаптации, следует обладать определенным набором качеств, которые в дальнейшем помогут собрать команду и эффективно управлять ею.
В этот период новоиспеченный начальник внимательно изучает:
Изучив подробно все данные, можно успешно приступать к выполнению основных обязанностей РОПа в продажах, что положительно скажется на работе команды и позволит повысить эффективность продаж.
Эти несложные правила помогут найти РОПа, который улучшит финансовые показатели компании и приведет их к стабильной цифре. В следующих материалах мы рассмотрим подробно, какими документами регламентируется работа отдела продаж и какими приемами должны владеть менеджеры.
Получите персональный аудит отдела продаж от Сергея Азимова для 3-кратного роста продаж в 2021 году совершенно бесплатно
Роль и обязанности РОПа в отделе продаж. Как найти результативного РОПа
В подборе персонала на каждую позицию есть свои нюансы. При формировании отделов продаж на аутсорсинг для клиентов, перед поиском кандидатов, мы составляем профиль должности. Профиль должности формируется исходя из должностных обязанностей, поэтому он будет значительно отличаться у менеджера и руководителя отдела продаж. Я хочу для начала рассмотреть обязанности РОПа, чтобы вы понимали, каким должен быть “правильный” РОП и какой функционал на него возложен.
1. Управляемая механика достижения результат. Все действия описаны по основным параметрам:
3. Предсказуемость. Мы всегда знаем что и для чего мы делаем, какой ожидаем от своих действий результат.
Все эти разрезы в сумме должны давать … +20% к финансовой цели на год. Еще одна “хитрость” состоит в стимулировании менеджеров выполнять и перевыполнять план.
Можете составить 3 плана:
Если необходимо, руководитель отдела продаж изменяет структуру отдела продаж, включая изменения в течении года, тут же необходимо предусмотреть hr-политику и действия (проведение собеседований, подбор, адаптация и обучение).
Все планы SMARTуются и переходят в выполнение менеджерами по продажам.
Также в задачи РОПа входит работа с системой мотивации менеджеров по продажам. Он должен выходить с обоснованным предложение по ее изменению, основной целью которой является повышение результативности Отдела продаж сотношением к прибыли компании.
О этих обязанностях РОПа мы более подробно будем говорить в следующих статьях, а сейчас вернемся к теме подбора “правильного” РОПа.
Формально процедуру подбора можно разделить на несколько этапов, последовательно связанных друг с другом. Подбор по такой методике дает возможность быстро закрыть вакансию, выбрав наилучшего кандидата.
Этап 1. Составление профиля должности.
Все эти направления описываются исходя из тех обязанностей, которые РОП должен будет выполнять в компании.
Этап 2. Составление вакансии.
В вакансии мы прописываем тезисно то, что подробно описывали в профиле должности, добавляя информацию о компании и особенностях работы в ней. При составлении вакансии вы обязательно должны помнить о том, что хорошие РОПы нужны многим компаниям, поэтому не только вы будете выбирать идеального кандидата, но и он будет выбирать вас из числа других работодателей. Поэтому важно помимо конкурентной зарплаты по рынку также указывать те дополнительные преимущества, которые дает работа в вашей компании.
Стандартная вакансия состоит из нескольких блоков:
Вакансия также может включать квалификационные вопросы, которые будут первым этапом отсева кандидата.
Этап 3. Первичное собеседование с кандидатом.
Первичное собеседование с кандидатом призвано выявить его манеру общения, способность идти на контакт. Также во время первого касания мы:
Первичную коммуникацию может проводить исполнительный директор или HR-специалист.
Этап 4. Повторное собеседование с кандидатом
Повторное собеседование призвано выявить соответствие кандидата профилю должности. В зависимости от специфики компании оно может быть как групповым, так и удаленным. На этом собеседовании необходимо выявить:
Во время собеседования также озвучивается мотивация РОПа, которая должна состоять из трех частей: оклад + бонус по итогам личных продаж + бонус от продаж отдела. На собеседовании должен присутствовать директор и/или собственник компании.
Поскольку непосредственным руководителем РОПа является директор, если отдел продаж создается с нуля, руководитель отдела продаж будет заниматься изучением материалов и вникать во все процессы по большей части самостоятельно. Если дела ему передаем его предшественник, он сможет получить больше информации, но все равно о полноценной адаптации говорить не придется. Поэтому очень важно, чтобы у РОПа были лидерские качества.
На этом этапе новоявленный РОП изучает:
После первичного сбора данных РОП уже включается в непосредственную работу по улучшению ситуации в отделе продаж.
Следуя этим простым правилам вы сможете подобрать РОПа, который сможет существенно улучшить и стабилизировать финансовый результат в компании. В следующей статье мы рассмотрим более подробно, какая документация и инструменты нужны для полноценной работы отдела продаж.