Воронка рекрутинга что это

Эффективность воронки в HR

15.08.2019 10:22

С воронкой продаж знаком каждый маркетолог. Она помогает выявить потребности клиентов и выстроить правильную стратегию продвижения продукта. Но эта техника не ограничивается сферой маркетинга. Сегодня она эффективно используется в HR, позволяя быстро и точно определить проблемы с подбором персонала на первичных этапах и провести анализ на каждой стадии работы.

Сразу следует оговорить, что нет единой системы построения воронки рекрутирования. Здесь все зависит от специфики работы компании, отрасли и тех задач, которые руководитель ставит перед персоналом. Поэтому в данной статье мы разберем общие методы построения воронки для подбора работников и определим, насколько такой подход эффективен в современных реалиях HR.

Этапы воронки для найма персонала

Воронка подбора персонала – современный функциональный инструмент аналитики, позволяющий определить эффективность отбора на каждом этапе.

Типичная воронка для найма состоит из 5 этапов, которые помогают компаниям привлекать, оценивать и нанимать лучших из доступных людей.

Этап 1: составляем проект идеального кандидата

Этот этап можно назвать еще нулевым или подготовительным. Важно составить портрет кандидата, которого необходимо найти (образование, опыт, навыки), и определить основные каналы поиска.

В классической воронке рекрутинга он часто не отображается, но нельзя недооценивать его важность.

Этап 2: привлечение кандидатов

Это самая широкая часть воронки, так как на этом этапе работодатель публикует информацию о вакансии на различных площадках и через разные каналы:

рекомендации других сотрудников и т.д.

Этап 3: вовлечение и отработка входящих откликов

На данном этапе работодатель просматривает все заявки и назначает собеседование, проводит первичное знакомство с кандидатами и устанавливает с ними прямой контакт.

Этап 4. Оценка и подбор

На этом этапе происходит жесткий отсев всех соискателей по предварительно заданным параметрам.

В зависимости от количества получаемых кандидатов около 10-15 % должны перейти на этап собеседования и оценки. Вот здесь и раскрывается важность первого подготовительного этапа. Ведь от правильно составленной карты поиска кандидата и вопросов к нему будет в целом зависеть эффективность отбора.

На этой ступени в зависимости от специфики проекта могут проводиться различные тесты, испытания и т.д.

Данный этап воронки, в свою очередь, может состоять из нескольких шагов, где финальное интервью с экспертами или испытательный срок будет сужать отбор кандидатов.

Этап 5. Найм

Финальный этап предполагает получение результата. Соответственно, это самая узкая часть воронки. У каждой компании есть собственная статистика, которая показывает, сколько изначально нужно пригласить людей на собеседование, чтобы успешно закрыть одну вакансию. Иногда для найма одного специалиста приходится начинать с отработки 20-30 целевых контактов. Все зависит от сложности и специфики проекта.

В чем подвох воронки?

Следует понимать, что воронка не всегда может дать 100%-ый результат. Порой, пройдя все 5 этапов этой системы и получив нулевой результат, приходится начинать все заново.

Дело в том, что воронка рассчитана на привлечение людей, которые на данный момент находятся в поиске. И когда речь идет о первом этапе и распространении информации о вакансии в различных источниках, не учитывается тот факт, что нужные специалисты, возможно, вовсе не ищут сейчас работу.

Существует заблуждение, что чем шире верхняя планка воронки, тем лучший результат можно получить. В случае с массовым привлечением обычных соискателей такой закон действительно срабатывает. Но при поиске специалиста узкой квалификации ИТ-система часто дает сбой.

Эффективные инструменты отбора

Когда HR-менеджер определяет для себя неэффективность воронки рекрутинга, самое время обратиться к другим инструментам поиска. Для решения проблем выявления ошибок в отборе отлично подходит система Kanban. Этот метод представляет весь процесс поиска и отбора кандидатов в виде таблиц и граф.

Стандартно система Kanban включает в себя три этапа:

Что необходимо сделать – «to do».

Работа в процессе – «in progress».

Завершенные задачи – «done».

Полностью выполнять весь поиск и подбор соискателей по системе Kanban нецелесообразно, так как данный инструмент не дает гарантированного результата и может потребовать больших временных ресурсов. А вот сделать эту систему частью классической воронки подбора смысл есть.

Усовершенствовав каждый этап воронки с помощью инструментов Kanban, можно уже четко устанавливать дедлайн, назначать ответственных лиц и контролировать результаты каждого шага.

Главное достоинство технологии Kanban заключается в том, что специалист по HR может анализировать ситуацию здесь и сейчас. В отличие от классической воронки, когда результат можно оценить только в конце всей работы.

Но это не говорит о том, что воронка неактуальна и неэффективна. Она идеальна для анализа данных внутри одной компании или определенной отрасли, помогая вырабатывать дальнейшую стратегию на основе полученных данных. Система Kanban позволяет сразу оценить результат и использовать полученные данные для работы над будущими проектами.

Подключаем инструмент agile к рекрутингу

А теперь самое время поговорить еще об одном новом и весьма популярном инструменте, используемом для работы по рекрутингу – системе agile.

Это система общих адаптивных методик для разработки программных продуктов. Ее главный манифест звучит так: люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов. То есть прямой контакт с заказчиком гораздо важнее и полезнее бесконечного согласования условий контракта.

Основное качество этой методологии – гибкость, которая позволяет эффективно взаимодействовать со всеми участниками процесса.

Система agile предполагает постоянный контакт и адаптацию ситуации в зависимости от изменения среды. Другими словами – готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.

Изначально метод применялся исключительно в сфере ИТ-технологий. Разработка программного продукта представляет собой длительный процесс, требующий массу согласований и уточнений с заказчиком. Чтобы оптимизировать этот процесс, была разработана уникальная система agile, которая позволяла наладить прямой диалог между участниками процесса и ускорить внесение всех правок.

Сегодня адаптивная методика вышла далеко за пределы сферы ИТ и широко применяется в отрасли HR. Система помогает лучше планировать и прогнозировать результат, находиться в постоянном диалоге и обмениваться информацией.

Инструменты мгновенного анализа обратной связи позволяют не тратить время на дальнейшую работу с потенциальным кандидатом, если он не подходит для выполнения конкретного проекта, а переключаться дальше.

Заключение

Существует множество актуальных и эффективных метрик рекрутинга, но зачастую они несут лишь сухие цифры.

Воронка продаж в рекрутинге имеет свои преимущества и недостатки и в сочетании с другими инструментами позволяет сразу отслеживать проблемные места, менять тактику и точно прогнозировать результат работы.

Учитывая быструю динамику развития сферы ИТ-технологий и постоянные изменения в сфере HR, нецелесообразно доверять поиск персонала исключительно одной системе.

Комплексный подход к подбору кандидатов и применение различных инструментов значительно повысит эффективность работы, снизит временные затраты и даст хороший результат.

Актуальные и интересные HR-кейсы в нашем Telegram. Подписывайтесь на канал!

Источник

Воронка подбора персонал: как быстро находить нужных сотрудников

Сегодня каналы поиска кандидатов привлекают чрезмерное количество откликов, но найти целевого кандидата в этом потоке бывает еще сложнее, чем во времена печатных объявлений. Вакансии подолгу остаются открытыми, а слепой подбор способствует «текучке» сотрудников. Воронка рекрутинга – инструмент, который поможет выяснить, на каком этапе поиска допускаются ошибки.

Что такое воронка рекрутинга

Воронка рекрутинга – метрика, пришедшая в HR из маркетинга. Это воронка продаж, адаптированная под подбор персонала. Вместо потенциальных покупателей воронка конвертирует соискателей на вакансию.

Три главные задачи, которые решает воронка рекрутинга:

Что еще можно узнать с помощью воронки рекрутинга:

Классическая модель воронки рекрутинга состоит из пяти сегментов.

Эта универсальная схема может использоваться, только если воронка впервые начинает применяться при подборе персонала. В процессе работы над вакансией модель усложняется и дополняется новыми этапами.

Например, рекрутинговая воронка для массового найма может выглядеть так:

Воронка для ключевых должностей компании будет выглядеть иначе:

Пример воронки для сотрудников и специалистов среднего звена:

Рабочие показатели воронки подбора – это число кандидатов на каждом этапе и процент конверсии между ними. Не существует универсальной схемы конверсии – для каждой компании, сферы и вакансии будут свои верные показатели, которые выявляются в процессе работы с заказчиком и вакансией.

Низкая конверсия между этапами, а также эффект «бутылочного горлышка» на низших этапах после вовлечения говорит об ошибках в подборе и оценке кандидатов. Если не проводить регулярный анализ воронки и не корректировать стратегию подбора, падает эффективность HR, на закрытие вакансии уходят чрезмерные усилия, в компанию попадают нецелевые сотрудники, которые увеличивают текучку. В итоге компания расходует значительные ресурсы на постоянный подбор и обучение, снижается продуктивность специалистов, которые тратят время на технические собеседования и подготовку новичков.

Виды воронок и способы расчета

Сколько этапов проходит соискатель, откликнувшись на вакансию, столько же уровней у воронки подбора, включая контакт по каналам поиска, тестирования, все уровни собеседований. Чем точнее сегментирована воронка, тем проще выявить на каком этапе происходит провал конверсии.

Конверсия – это процент соискателей, которые проходят между этапами отбора. Общая конверсия воронки между верхним и нижним уровнями показывает эффективность отбора в целом, конверсия между сегментами показывает проблемы на каждом этапе.

Формула расчета конверсии:

Число кандидатов, прошедших этап / Число кандидатов на предыдущем этапе * 100 %

На вакансию делопроизводителя прислали резюме 60 кандидатов. Тестирование на внимательность и знание документооборота прошли только 25 человек. Из них на видео-собеседование HR пригласил 10 человек. На собеседование с руководителем отдела отобраны 6 человек, из которых одного кандидата пригласили на работу.

Так будет выглядеть воронка подбора на вакансию делопроизводителя:

Важно: если рассчитывается поэтапная конверсия, каждый предыдущий этап принимается за 100 %, если общая конверсия воронки – в расчет берут первый и последний показатели.

Пример воронки показывает хорошую конверсию с учетом особенностей вакансии, ресурсы рекрутера и заказчика распределены эффективно.

Если провал конверсии происходит на уровне привлечения и вовлечения – менее 10 % процентов между резюме и приглашением на собеседование, значит, неэффективно растрачиваются ресурсы HR, который обрабатывает слишком много нерелевантных откликов.

Если провал на этапе отбора – тратятся ресурсы технического специалиста, который проводит собеседования нецелевых соискателей.

Редко, но случаются провалы на этапе оффера, когда кандидат не выходит на работу или уходит в течение испытательного срока – тогда расходуются ресурсы компании на обучение и организацию нового подбора.

В специализированном кадровом и рекрутинговом ПО – 1С: Кадровый учет, E-Staff, Experium и др., построение и расчет воронки автоматизированы. Можно использовать обычные сводные таблицы в облачном сервисе, MS Excel или аналитические инструменты Power Bl.

Прямая и обратная воронка

Классическая воронка вакансии рассчитывается сверху вниз – от общего входящего трафика до принятия на работу. Построение воронок без дальнейшей оптимизации стратегии подбора – бесполезная трата времени. После анализа показателей прямой воронки нужно:

Когда оптимизирована воронка подбора по каждой вакансии, показатели конверсии сведены в общую воронку по компании и категориям персонала, можно принять на вооружение еще один полезный инструмент – обратную воронку.

Обратная воронка рекрутинга – это метрика, которая позволяет планировать HR-ресурсы, заранее знать входящий трафик, который требуется на закрытие каждой вакансии, и время, которое уйдет на поиск кандидатов.

Для расчета обратной воронки за основу берут показатели конверсии закрытых оптимизированных воронок.

Компания открывает новый филиал и рекрутеру надо закрыть 15 вакансий менеджера по продажам. Чтобы узнать, сколько рекрутеру потребуется обработать резюме, провести собеседований, используются показатели оптимизированной воронки Менеджера по продажам.

Если потребность компании в новом персонале свыше 10–15 человек в год, то с помощью обратной воронки рассчитываются затраты на закрытие каждой вакансии и формируется бюджет HR-службы.

Инструменты для усовершенствования воронки

После того как в работу внедрена прямая воронка подбора, показатели регулярно анализируются и оптимизируются, можно подключать к работе другие инструменты.

Анализ каналов поиска

В таблицу сводятся все используемые каналы поиска за заданный период времени – рекрутинговые сайты, кадровые агентства, социальные сети, референтные программы, печатные объявления и другие источники.

Каждый канал анализируется по признакам:

Анализ рынка труда

Сбор и исследование информации о ситуации на рынке труда проводятся 1–2 раза в год. В процессе собираются сведения:

Такая аналитическая работа будет полезна для привлечения редких кадров. Анализ рынка труда может открыть новые каналы поиска и покажет картину охвата, который нужно создать, чтобы найти нужных специалистов.

Полученные данные также используются для формирования привлекательного, но не завышенного предложения для кандидатов, создания конкурентного имиджа компании.

Портрет кандидата

С помощью образа идеального сотрудника формируется стратегия подбора, выбираются только эффективные каналы привлечения, отбор и оценка проходит по прицельным признакам. Как итог – в компанию попадают целевые кандидаты с наименьшими затратами на поиск.

Создание портрета кандидата состоит из трех шагов.

Важно: формируя портрет и оценивая кандидатов акцентируйте внимание на soft skills – креативность, доброжелательность, контактность и другие мягкие навыки почти невозможно сформировать, тогда как hard skills можно приобрести в процессе подготовки и опыта.

Как увеличить конверсию между этапами

В сфере подбора персонала недостаточно просто увеличивать входной трафик, чтобы получить качественные офферы. Такая тактика приводит к неэффективной трате ресурсов компании, попаданию нецелевых кандидатов, росту текучки.

Чтобы оптимизировать воронку, проблемы решаются прицельно, в зависимости от того, на каком этапе возникает провал.

Решение: детализировать вакансию, добавить входной фильтр – короткий тест, сопроводительное письмо по особой форме, подключить телефонное интервью или чат-бот.

Решение – опросить заказчика и совместно сформировать портрет кандидата, проанализировать ситуацию на рынке труда и составить привлекательное предложение.

Решение – проводить презентацию компании, знакомить с коллективом, назначать наставников, ставить четкие цели, задачи, показатели эффективности.

Одно из главных условий быстрого и качественного закрытия вакансий – положительный HR-бренд компании. Уже на этапе первого контакта с вакансией большинство соискателей просматривают корпоративный сайт, отзывы сотрудников о компании, аккаунты в соцсетях. Неотработанные негативные отзывы и отсутствие информации о компании приводят к отсеву ценных кандидатов, которые не доходят до этапа привлечения.

Источник

Воронка продаж в рекрутинге: тонкости применения

Многие специалисты по подбору персонала уже давно взяли на вооружение инструменты, используемые в продажах, это и холодные звонки, и массовые рассылки, и работа с возражениями, и многое другое. Я решила взглянуть на схожесть процессов продаж и найма персонала шире и применила уже давно зарекомендовавший себя инструмент «воронка продаж» в рекрутинге, получилось примерно следующее:

1. Applicants –люди, которые потенциально подходят для заданной вакансии.
2. Profiles – люди, с которыми нам удалось связаться и пообщаться.
3. Interviews – кандидаты, с которыми назначено собеседование.
4. Offers – кандидаты, которым был выдвинут оффер.
5. Contents – кандидаты, которые приняли выдвинутый оффер.
6. Employees – кандидаты, который вышли на работу.

Что же делать, чтобы конечное число новых сотрудников было удовлетворительным?

Не так давно в статье «Интенсивность важнее тщательности» поднимался вопрос об использовании закона распределения вероятностей, по которому достаточно увеличить поток на входе, чтобы при остающихся внешних факторах получить увеличенный поток на выходе.

Очевидно, что данный подход не работает для рекрутинга в общем случае по двум основным причинам:
1. В процесс рекрутинга чаще всего вовлечены технические специалисты, время которых стоит достаточно дорого, что в целом увеличивает стоимость подбора персонала и понижает лояльность этих самых сотрудников (вместо непосредственных обязанностей им приходится отсматривать сотни резюме и проводить десятки собеседований).
2. С увеличением количества кандидатов на входе также растут шансы, что недовольные исходом событий соискатели транслируют во внешний мир негативные сообщения о Вашей компании и, возможно, даже о Вас самих.

Поэтому идеальным решением было бы попробовать сделать из воронки цилиндр, или хотя бы приблизить ее к таковому состоянию, то есть увеличить конверсию на каждом шаге. Здесь мне на помощь пришла книга Дж. Кокса и Э. Голдратта «Цель. Процесс непрерывного улучшения», которую я прочитала несколько лет назад. В ней подробно рассматривается эффект так называемых «узких бутылочных горлышек», которые тормозят общий процесс в определенных местах.

Вот, что получилось у меня, когда я попробовала наложить теорию «бутылочных горлышек» на «воронку продаж» в рекрутинге.
Представим, для примера, следующую ситуацию. Нам надо нанять трех специалистов в отдел тестирования, критическим требованиям для которых является наличие сертификата тестирования не старше 2 лет от определенного образовательного учреждения. Мы точно знаем, что таких людей ровно 100. С шестьюдесятью из них нам удалось связаться, тридцать были приглашены на собеседование, только пяти из них были сделаны предложения о работе, трое эти предложения приняли и они же вышли на работу.

NB: в общем случае изначально мы точно не знаем, какое конкретное число специалистов, подходящих на нашу вакансию, существует на рынке труда. Уровень Applicants нам нужен скорее для того, чтобы правильно выбрать сегмент и инструмент поиска. Но в частном случае, как в вышеописанном примере, возможна ситуация, когда мы знаем конкретное число подходящих потенциальных кандидатов.

На представленной схеме:
1) числа в квадратах отражают количество соискателей на каждом этапе рекрутингах
2) числа у стрелочек отражают конверсии на каждом шаге

Невооруженным глазом заметно самое «узкое горлышко» нашей воронки. Потратив 30 часов времени технических интервьюеров, мы сделали всего 5 предложений о работе. Конверсия составила 16%. Если задаться целью, можно посчитать, сколько компания потратила денег именно на этапе проведения интервью, цифра получится внушительная.

Разложив процесс рекрутинга подобный образом, можно четко отследить самые «провальные» места и попробовать их улучшить. Как же это сделать? Воспользоваться самым простым способом, который только придумало человечество. Нужно задать себе правильный вопрос.
1. Если вы не можете найти достаточное количество потенциально подходящих вам кандидатов, задайте себе вопрос: там ли мы ищем?
Практика показывает, что если у вас открыта топовая вакансия, то скорее всего вам не поможет вакансия на стандартном сайте по поиску работы. А если вам нужно найти большое количество студентов для стажировки или курсов, то Linkedin это не самое удачное место для этого.

2. Если вы находите достаточное количество резюме специалистов, но отправляя их на рассмотрение техническому интервьюеру, вы получаете отрицательную обратную связь, задайте себе вопрос: тех ли мы ищем?
В этом случае, скорее всего, как показывает практика, проблема кроется в том, что ваше представление о кандидате отличается от представления технического интервьюера. Не стоит высылать на рассмотрение все без исключения резюме, которые попались вам при поиске. Технический интервьюер будет намного благодарен, если резюме будет не 30, но сомнительных, а 5, но самых в точку, проверено на личном опыте.

3. Если вы проводите достаточное количество собеседований, но делаете крайне малое количество офферов, задайте себе вопрос: тех ли людей мы приглашаем на собеседование?
Количество собеседований, проводимых Вами в месяц, не является Вашим показателем эффективности. Не стоит приглашать людей на собеседование, которые не заинтересованы в вашей компании, не стоит их упрашивать и затаскивать силой. Обычно потенциальные кандидаты вполне самостоятельно могут определить свою заинтересованность в вашей компании и проекте, или ее отсутствие.

4. Если вы делаете предложения о работе в достаточном количестве, но очень мало людей их принимает, задайте себе сразу несколько вопросов: так ли мы делаем предложения о работе? тем ли мы людям мы их делаем? отражены ли в наших предложениях в полном объеме ожидания кандидатов?
Возьмите обратную связь от ваших кандидатов. Постарайтесь понять основную причину отказа и попробуйте ее устранить. Возможно, вам даже придется вернуться на шаг назад, если вы вдруг осознаете, что просто не тех людей изначально приглашали на собеседование.

5. Если ваши предложения о работе с успехом принимаются, но люди не выходят на работу, задайте себе следующий вопрос: так ли мы сопровождаем кандидатов до первого рабочего дня?
Впрочем, исходя из личного опыта и опыта моих коллег, низкие показатели на данном шаге встречаются крайне редко и являются скорее исключением, чем правилом.

Используя воронку продаж в рекрутинге, вы сможете позволить себе определенную гибкость в ее применении, что, конечно же, является значительным плюсом.
Можно применить этот подход ко всему отделу рекрутинга, взяв за отчётный период, например, полгода или год. Если же вас интересует эффективность одного отдельного рекрутера, то можно взять его личные показатели. Можно оценить связку «рекрутер-технический специалист» в разных комбинациях, в случае если у вас несколько сотрудников участвуют в одном процессе. Также можно применить данный подход для оценки работы над конкретной вакансией, или над вакансиями одного технического отдела. Вариантов использования достаточно много.

Конечно, это не значит, что все множество вариантов необходимо использовать. Подберите для себя, своей команды или компании наиболее подходящие из них.

Маленький PS: проведя совершенно небольшое исследование с помощью некоторых дружественных компаний (к сожалению, не все компании готовы предоставить количественные показатели внешнему рекрутеру), я пришла к выводу, что в большинстве из них показатели первых трех этапов не поднимались выше 60%. В среднем на этих этапах конверсии колеблются в районе 30-40%.
И еще один PPS: доведя конверсии до нужного вам уровня, вы можете искусственно расширять входное горлышко воронки, чтобы увеличивать количество новых сотрудников, или сужать его, в зависимости от потребностей компании.

Источник