Выявление излишков при инвентаризации что это
Годовая инвентаризация: как отразить излишки и недостачи в бухгалтерском и налоговом учете
Перед составлением годовой отчетности каждая организация обязана провести инвентаризацию. По итогам этой процедуры может выясниться, что количество имущества по данным учета не соответствует его фактическому наличию. Расскажем, как оформить излишки и недостачи, выявленные при инвентаризации, и провести их в учете.
Документальное оформление инвентаризации
Сразу напомним, что применять унифицированные формы инвентаризационных актов и ведомостей организации не обязаны с 2013 года и могут использовать бланки, разработанные самостоятельно. Однако многие компании продолжают использовать привычные формы, поэтому мы будем ссылаться именно на них.
Инвентаризация проводится по приказу руководителя компании.
Перед непосредственным проведением пересчета имущества материально-ответственные лица письменно подтверждают, что все учетные документы в полном объеме переданы инвентаризационной комиссии.
Каждый тип ценностей пересчитывают отдельно и заносят сведения в соответствующие инвентаризационные описи, например:
Так в описях фиксируют сведения о наименовании, инвентарном номере каждого объекта, его стоимости, фактическом количестве и количестве по данным учета и т. д. Заполняют документы либо рукописным способом, либо с помощью компьютера.
Если обнаружены излишки или недостачи, то комиссия дополнительно составляет сличительные ведомости:
По решению руководства предприятия результаты инвентаризации могут вноситься в единые регистры, в которых объединены показатели описей и сличительных ведомостей. Формы единых регистров утверждают учетной политикой.
По итогам инвентаризации комиссия проводит заседание, на котором формулирует свои предложения по зачету излишков и недостач, выявляет виновных в недостаче, составляет объяснения о причинах недостач, если виновные не установлены и т. д. Итоги заседания вносятся в протокол.
Затем все вышеуказанные документы (описи, ведомости или регистры, протокол) передаются на рассмотрение руководителя, который принимает окончательное решение. Оно утверждается приказом об утверждении результатов инвентаризации.
Онлайн-Спринтер — сервис для сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности. Пользуйтесь бесплатно целый месяц и оцените все преимущества сервиса.
Как оприходовать излишки
В бухучете выявленные излишки относят на прочие доходы в том периоде, в котором провели инвентаризацию. А приходуют излишки по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации.
Например, проводка по оприходованию излишков товара будет такой:
Излишек наличных денег приходуют в размере выявленной суммы:
Важно: нужно понимать, что излишек может быть результатом ошибки, допущенной ранее. Например, наличие лишнего товара может означать, что его просто забыли оприходовать. То есть накладная от поставщика есть, а в учетной программе товар не проведен. В этом случае товар нужно оприходовать в общем порядке, с использованием счета 60:
В налоговом учете излишки включают в состав внереализационных доходов и на общем режиме, и на УСН. Рыночную стоимость относят на доходы на дату окончания инвентаризации.
Организации на ОСНО включают излишки материально-производственных запасов в состав расходов по факту их реализации или отпуска в производство. Упрощенцы могут учесть излишки товаров в расходах на дату их продажи.
При оприходовании излишков имущества не будет входного НДС, взяться ему неоткуда. Начислять НДС на стоимость излишков тоже не нужно, так как объекта обложения НДС не возникает.
Подключите электронный документооборот с контрагентами через Такском и обменивайтесь документами, не покидая офиса. Сервис интегрирован с учетными системами и поддерживает роуминг со всеми операторами.
Как списать недостачу
Отражение недостачи в учете зависит от ситуации. Разберем возможные варианты.
Недостача в пределах норм естественной убыли
В бухучете такая недостача отражается в составе материальных расходов (расходов на продажу) проводками:
Д 94 К 10 (41 и т. д.),
В налоговом учете на ОСНО такие недостачи учитывают в материальных расходах на дату окончания инвентаризации. Упрощенцы учесть убыток от недостачи не могут, так как приобретенное имущество ранее уже было учтено в расходах.
Недостача сверх норм естественной убыли или нормы не установлены
В данном случае возможны две ситуации:
1. Установлен виновник недостачи.
Тогда недостачу относят на материально-ответственное лицо:
Д 94 К 10 (41 и т. д.),
Убыток можно удерживать из зарплаты этого работника, но размер удержания не должен превышать 20% зарплаты за месяц:
Кроме того виновник может самостоятельно погасить долг:
В налоговом учете организаций на ОСНО такой тип недостач учитывают в составе внереализационных расходов в один из следующих периодов:
Упрощенцы такой тип недостач в расходах не учитывают.
2. Виновник недостачи не найден.
Если установить виновника не удалось или суд отказал во взыскании убытка с работника, в бухучете это отражают так:
Д 94 К 10 (41 и т. д.),
Организации на ОСНО учитывают убыток в составе внереализационных расходов.
Важно : если виновник не найден, это нужно подтвердить документально. Например, приложить постановление о прекращении уголовного дела. Иначе налоговики при проверке могут снять расходы и доначислить налог.
Упрощенцы такие убытки не учитывают.
Как учесть пересортицу
Пересортица — это выявленные излишки одного сорта товаров и недостачи другого сорта одного и того же наименования.
В бухучете пересортицу можно зачесть в счет недостач, если пересортица возникла:
Для зачета делают записи по дебету счета 41 по сорту товара, который оказался в излишке, и кредиту счета 41 по другому сорту товара, по которому выявлена недостача.
Если излишков не хватает для покрытия недостач, то порядок действий будет такой же, как и при обнаружении недостачи.
В налоговом учете зачет пересортицы невозможен, то есть излишки и недостачи придется признавать отдельно.
Инвентаризация – это обязательный процесс на каждом предприятии, позволяющий выявить недостачу или излишки в основных фондах, материальных ценностях или кассе. Эта процедура считается достаточно простой, но выполняется по определенным правилам, прописанным во внутренней документации компании. Итоги подводятся бухгалтером, причем нередко выявляются излишки при инвентаризации или недостача. Это приводит к появлению определенных сложностей у бухгалтера, так как недостаток средств или активов покрывается за счет средств лиц, являющихся материально ответственными. Излишки должны быть оприходованы правильным способом. Он зависит от правил ведения бухучета, от политики фирмы и иных особенностей.
Назначение и нюансы инвентаризации
Инвентаризация представлена сверкой имеющихся ценностей с данными, содержащимися в первичной документации фирмы. Основной целью данного процесса выступает выявление расхождений между фактическими ценностями и сведениями из документов, а если они действительно обнаруживаются, то предпринимаются разные меры, предназначенные для устранения этой разницы.
Подготовка и осуществлению инвентаризации выполняется только по специальному плану, составляемому заблаговременно. Он утверждается приказом руководителя фирмы.
Если в результате инвентаризации выявлены излишки, то это должно указываться в бухгалтерских бумагах, а также в документах складских помещений, где выявляются не оприходованные основные средства или материалы.
По каким причинам появляются излишки?
После инвентаризации часто обнаруживаются излишки, представленные превышением реального имущества перед сведениями, имеющимися в бухгалтерских бумагах. Они могут быть разными материалами, основными средствами и даже деньгами в кассе. Излишки по результатам инвентаризации могут появляться по разным причинам:
Нередкими являются ситуации, когда по результатам одной инвентаризации выявляются излишки, равные недостаче по проверке, проведенной относительно других позиций. Это говорит о том, что одни товары нечаянно были заменены другими.
Этапы инвентаризации
Излишки при инвентаризации – это достаточно частая ситуация, но она возникает только при правильном проведении этой процедуры. Для этого учитываются основные правила, прописанные в Положении по ведению бухучета, выпущенном Минфином под номером №34н.
Осуществляется процедура в несколько этапов, причем все они должны выполняться в правильной последовательности.
Руководитель издает приказ на проведение инвентаризации
Приказ содержит сведения о том, когда должна осуществляться процедура, какова причина ее проведения, а также какое имущего будет проверяться. Назначаются специалисты, входящие в комиссию. Выявляются материально ответственные лица, которые будут отвечать за все излишки или недостачи.
Специалистами комиссии формируется инвентаризационная опись
Производится непосредственная опись фактически имеющегося имущества на предприятии, а также оценивается его состояние.
Создается сличительная ведомость
Сверяются данные, полученные в результате проведения инвентаризации, с имеющимися сведениями из бухбаланса или других бумаг. Если выявляются излишки или недостача, то формируется соответствующий акт.
Оформление полученных результатов
На основании выявленной недостачи или излишка при инвентаризации вносятся изменения в бухбаланс и другие документы компании. Если отсутствуют нужные материалы или деньги, то происходит их списание. Если выявляется лишнее имущество, то оно должно быть оприходовано.
Все этапы осуществляются при постоянном контроле со стороны руководства фирмы и главного бухгалтера.
Зачем проводится инвентаризация?
Реализация данного процесса обусловлена разными причинами:
Наиболее распространенной причиной является проведение инвентаризации на основании специального графика, в котором указывается, когда должен осуществляться процесс, чтобы постоянно контролировать имущество фирмы.
Какие могут выявляться результаты?
После осуществления этого процесса работники фирмы могут столкнуться с разными результатами:
Если в компании работают действительно опытные профессионалы, то не выявляются какие-либо расхождения, поэтому фактическое имущество соответствует данным, имеющимся в документации фирмы.
Кто занимается процедурой?
Инвентаризация проводится только специальной комиссией, в которую входят специалисты фирмы, работающие по разным специальностям. Это позволяет получить наиболее актуальные сведения.
В состав комиссии должно входить не меньше трех человек. На основании полученных данных создаются сличительные ведомости или акты, а также опись имущества.
Что делать при расхождениях?
Наиболее часто после проведения данного процесса обнаруживается пропажа ценного имущества. Оно компенсируется путем взимания средств с ответственных лиц.
Ситуация, когда в ходе инвентаризации выявлены излишки, встречается редко. Может обнаруживаться лишнее количество денег в кассе или материалов, а также основных средств или иных ценностей фирмы. Они должны быть оприходованы.
Действия после выявления излишка
Первоначально при обнаружении лишних товаров, денег или даже основных средств, члены комиссии изучают сформированные отчеты. Они определяют, по каким причинам возникла такая ситуация.
Комиссией решается, каким методом итоги процесса будут отражены в бухучете фирмы. Выявляется, почему появились излишки, для чего приходится обращаться к материально ответственным лицам. Работники должны составлять объяснительные, что позволяет выявить причины появления переизбытка имущества. Все действия участниками комиссии оформляются путем составления протокола. В нем прописываются итоги инвентаризации, методы выявления причин несоответствия информации из документов с фактическим количеством ценностей, а также указываются выводы специалистов относительно этого вопроса.
Все итоги доводятся до сведения директора фирмы. Принимаются лишние материалы или средства исключительно при формировании приказа от лица руководителя компании. Он составляется на основании акта инвентаризации. Далее документ передается бухгалтеру компании, что позволяет ему осуществить нужные проводки. Отображаются в учете излишки в тот месяц, когда была закончена проверка. При проведении годовой инвентаризации отражать результаты надо в годовой отчетности.
Как оприходовать излишки?
Учет выявленных расхождений должен осуществляться по их рыночной стоимости. Она подтверждается разными методами:
Как оприходовать излишки при инвентаризации? Для этого бухгалтер должен пользоваться проводками Д10 (41,01,50) К91.1.
Оприходование излишек материалов или товаров
Наиболее часто осуществляется инвентаризация в отношении товаров, которые изготавливаются или перепродаются компанией, а также материалов, используемых при создании разной продукции.
Излишки инвентаризации материалов включаются во внереализационные доходы. Для определения их стоимости учитываются цены сделок, совершаемых с выявленными лишними предметами.
Как оприходовать излишки при инвентаризации? Для этого важно грамотно определить рыночную цену, причем если не удастся найти нужную информацию в накладных, то оптимальным считается изучение предложений на рынке. Также при значительных излишках можно воспользоваться помощью независимого оценщика. Только специалист может учесть колебания спроса и предложения, инфляцию, потребительские свойства материалов, срок их годности и себестоимость.
Оприходование излишков при инвентаризации осуществляется после окончания данного процесса, поэтому уже должен иметься на руках акт, составленный инвентаризационной комиссией. Допускается выполнить этот процесс в день, когда составляется и подписывается годовая отчетность, но не позже 31 декабря года, когда выявлены лишние материалы. При этом пользоваться можно как кассовым методом учета, так и способом начисления.
Что делать с излишками материалов?
Излишки по результатам инвентаризации могут списываться в производства или продаваться. Не получится полностью всю стоимость выявленных материалов включить в расходы фирмы. Это обусловлено тем, что в НК указывается, что в состав материальных затрат включается только 24% от рыночной стоимости товаров или материалов.
Отсутствуют какие-либо специфические требования к продаже выявленных излишков. Но для предотвращения разногласий с работниками ФНС желательно для этого пользоваться определенной ранее рыночной стоимостью.
В налоговых расходах излишки учитываются по формуле: рыночная стоимость * ставка налога на прибыль. Такой учет излишек при инвентаризации подходит не только к материалам или товарам, но и к другому виду имущества.
Нюансы оприходования основных средств
Нередко в процессе проведения инвентаризации приходится сталкиваться не только с лишними товарами или материалами, но и с основными средствами. При такой ситуации учет ведется по иным правилам. К особенностям такого процесса относится:
Учет излишек при инвентаризации основных средств считается достаточно сложным. Минфин в разных письмах и пояснениях указывает на невозможность амортизации полученных по результатам процесса основных средств, причем даже в ситуации, когда они полностью отвечают требованиям амортизируемого имущества.
Такая ситуация приводит к тому, что приходится уплачивать налог на прибыль со всех внереализационных доходов, а вот к расходам невозможно причислить какие-либо суммы, причем даже последовательными этапами путем начисления амортизации.
Невозможно списать стоимость основных средств, выявленных в результате инвентаризации, в налоговом учете или при их продаже. Поэтому при их реализации полученную выручку надо причислять к доходам, облагаемым налогом, а уменьшить рыночную цену не получится.
Когда нужна инвентаризация кассы?
Как оприходовать излишки при инвентаризации кассы? Такая ситуация встречается достаточно редко, а при этом сама компания может устанавливать правила, на основании которых проводится сверка.
Обычно инвентаризация кассы требуется в ситуациях:
Допускается внеплановое проведение этого процесса, если существует подозрение на то, что средства были украдены.
Нюансы инвентаризации кассы
Процесс проводится специально назначенной комиссией, в которую обязательно входит профессиональный бухгалтер. Выявляются при инвентаризации кассы излишки или недостача. Проверяется наличие всех ценностей, которые перечислены в документах фирмы. К ним относится:
Первоначально полностью пересчитываются все вышеуказанные ценности, имеющиеся фактически в кассе. Далее сверяются полученные значения с теми данными, которые указываются в кассовой книге, на основании которой ведется учет на предприятии.
По окончании процесса составляется специальный инвентаризационный акт наличных денег. В нем прописывается, сколько фактически средств и документов находится в кассе. В нем дополнительно учитываются деньги:
Нередко выявляется лишнее количество денег, поэтому важно разобраться, как оприходовать излишки при инвентаризации.
Как учитываются лишние средства?
При снятии показаний ККТ может обнаруживаться, что полученная выручка превышает сумму, указанную в отчете. Это говорит о наличии лишних средств в кассе. Они непременно заносятся в специальный журнал кассира, причем для этого используются графы 11 и 14.
Для оприходования используются стандартные проводки:
Оприходование излишков при инвентаризации кассы непременно осуществляется на дату, когда принимаются средства.
Как отражается переизбыток при использовании УСН?
Если фирма работает по упрощенному режиму, то при обнаружении излишек надо отображать их в доходах, которые используются для расчета налога.
Учитывается полученная прибыль на момент ратификации итоговой проверки.
Нередко фирмы совмещают разные налоговые режимы, а в этом случае, если выявленные ценности не относятся к деятельности по УСН, то они могут не отражаться по этой системе. Это возможно только при наличии раздельного грамотного учета.
Таким образом, инвентаризация – это важная процедура, реализуемая на каждом предприятии. Она может проводиться планово или при наличии важных оснований для этого. Реализуется процесс специальной комиссией, состоящей из нескольких специалистов, обладающих опытом и умениями изучать документы и фактически имеющиеся ценности. На основании проверки выявляются излишки или недостача. Если имеется переизбыток имущества, то важно правильно оприходовать ценности. Первоначально надо разобраться в причинах появления такого несоответствия. Далее издается приказ руководителем и осуществляются нужные проводки бухгалтером.
Выявление излишков при инвентаризации что это
Авторский цикл статей. Часть 3.
Здравствуйте, дорогие читатели. Прежде чем начать новую тему, хочу Вас поблагодарить за обратную связь, за ваши рассказы про нелегкую работу продавца. В одной из следующих статей я обязательно включу ваши дополнения, ведь без ваших историй это была бы только теория, а нас интересует практика без цензуры и прикрас. Все статьи собраны из реальных историй, которые происходят каждый день. И напомню адрес редакции nika@aspcom.ru куда вы можете присылать свои письма, пожелания, рассказы и возможно жалобы. Мы все читаем и по необходимости публикуем.
Теперь настало время инвентаризации и полный ее разбор.
Вы же помните, что есть инвентаризация плановая и внеплановая. Угадайте, какую не любят больше продавцы? Честно, я не завидую тем, у кого инвентаризация проходит ежедневно, еженедельно, ежемесячно. И можно назвать счастливчиками тех, кого проверяют лишь раз в год.
Между тем излишки, выявленные в процессе любой инвентаризации — это настоящая проблема для бухгалтера. С недостачами проще потому, что их покрывают материально ответственные лица, либо недостача списывается по соответствующим счетам как финансовые результаты.Об этом мы еще чуть позже поговорим более детально. Излишки же приходится проводить и отображать правильно.
ПРИЧИНЫ ИЗЛИШНИХ ТОВАРОВ:
При выявлении излишков в проводках они выглядят как внереализационные доходы. Как раз тут нужна цена по накладной или рыночная стоимость. Случается, что в излишек попадает много товаров одного наименования, а документального подтверждения цены нет. В таком случае рационально обратиться к помощи независимого оценщика для определения их стоимости.А вот домой забирать «лишний товар» не рекомендуем. Только руководство решает как их использовать: в производственных целях или реализовываться. В последнем случае с них удастся получить доход. Касательно продажи обнаруженных излишков никаких особенностей нет. Но важно их реализовывать по определенной ранее цене. Это поможет исключить неприятности с налоговой.
Если Вы наемный сотрудник, то при выявленной недостаче есть ряд правомерных действий, которые могут быть применимы по отношению к вам. Конечно мы желаем вам работать без происшествий, но как говорится — предупрежден, значит вооружен, а незнание не освободит вас от следующих действий начальника:
Нередко именно инвентаризация служит причиной увольнения работников и текучки кадров. Да, бывает умышленно продавец создает недостачу. Каким образом? Вот некоторые пункты.
ПРЕСТУПЛЕНИЕ БЕЗ НАКАЗАНИЯ
Как сотрудник может украсть товар, чтобы образовалась недостача:
А вот один случай, который мне рассказала владелица магазина постельного белья. Бизнес у Ирины был уже много лет и продажи в магазине она четко контролировала, могла с точностью сделать прогноз в каком месяце сколько составит выручка. Продавцы тоже работали давно и в них она была уверена, но для дополнительной гарантии, она на каждого продавца оформила потребительский кредит в размере 150 тыс. рублей, который сама же исправно платила, но каждый работник знал, что если он захочет сделать пакость, то на него лягут кредитные выплаты и поэтому дисциплина в магазине была строгая. Однако, хитрость продавца все-таки взяла верх и стала падать выручка. Ирина несколько месяцев не могла понять в чем же дело? Покупатели в магазине каждый день, товар с избытком, а продаж фактических нет. Оказывается продавец купила идентичный товар, как у хозяйки и стала продавать свой товар. Длилась история несколько месяцев. Ирина не догадывалась, что платит дорогостоящую аренду уже не за свой бизнес, а за чужой. В итоге установив видеокамеры удалось разоблачить обманщицу, ну а что с ней было дальше вы уже наверное и сами догадались. Вот такая не придуманная история.
Однако, часто бывает и так что продавец не ворует, а недостача все равно есть каждый месяц. Почему? Один из вариантов если при приемке никто ничего не считает, не взвешивает и не проверяет документы, недостачи не избежать. Во-первых, сами поставщики могут неправильно скомплектовать заказ и что-то не доложить. Во-вторых, на честность снабженцев приходится рассчитывать не всегда. Если кладовщики и ответственные лица подходят к работе спустя рукава, недостача гарантирована.
Также в продуктовых магазинах и торговых точках, имеющих дело со сроками годности недостача частое явление. Нередко половина продукции списывается, даже не доходя до прилавка. Особенно это касается скоропортящихся товаров: молочки, хлебобулочных изделий, полуфабрикатов. Недостача возникает именно по этой причине: товар закуплен, но не продан, а значит недополучена выручка.
В отличие от предыдущих случаев здесь речь идет о системной ошибке и искать конкретных виновных бессмысленно. Нужно оптимизировать закупки, хранение и реализацию.
А еще бывает, что недостача образуется из-за неправильной работы склада. Можно недосчитаться товара только потому, что его не нашли. Что и где лежит, в каком количестве перемещается на витрины и где хранится, никто толком не знает. Такой подход далеко не редкость, особенно в небольших розничных магазинах.
Есть что добавить? Пишите в комментариях. А в следующий раз мы поговорим как тайный покупатель может подставить весь персонал. Также впереди у нас темы про эффективность видеонаблюдения в магазинах, имеет ли смысл ставить камеры и многое другое. Надеюсь, что вы уже подписаны на наши новости и первыми прочитаете свежий материал.
С уважением к Вашему делу, Ника Черемухина