Гибридный формат конференции что это
Что нужно знать организаторам при планировании гибридного мероприятия
Eventicious Team
Read more posts by this author.
Eventicious Team
Мероприятия с небольшим числом участников на площадке и большой виртуальной аудиторией (гибридные мероприятия) — новая реальность индустрии событий, по крайней мере на ближайшее время.
В сегодняшних условиях высокой неопределенности формат, сочетающий в себе офлайн и онлайн, выглядит наиболее оптимальным и наименее рискованным вариантом. Гибрид позволит и организаторам, и участникам иметь спасительный «план Б» на случай введения ограничений и решает множество других задач от привлечения крупных спонсоров при небольшом числе очных участников до соблюдения требований социального дистанцирования.
Как все новое и хайповое, гибридный формат пока больше похож на привидение — все о нем говорят, но мало кто видел и ещё меньше тех, кто делал. Мы сформировали несколько основных вопросов, которые, на наш взгляд должны задать себе организаторы мероприятия. Ответы на них помогут понять, насколько подходит им гибридная модель и каким образом её лучше воплотить в жизнь.
С какой целью участники придут на гибридное мероприятие?
Как и в случае любого другого онлайн или офлайн события, планирование успешного гибридного ивента начинается с определения целей. Ради чего участники будут приобретать билет и тратить свое время?
Если главная ценность мероприятия — уникальный контент, то достаточно организовать качественную трансляцию, чтобы удовлетворить участников. От офлайн-участия, в этом случае, можно и вовсе отказаться и арендовать площадку только для записи выступлений спикеров.
Так поступили, например, в Apple при организации своей ежегодной конференции для разработчиков WWDC в июне этого года. WWDC- 2020 стала самой масштабной за все время существования конференции — более 22 миллионов онлайн-участников на всех потоках.
Если же главная ценность мероприятия в нетворкинге или знакомстве участников друг с другом, одной трансляции будет уже недостаточно. То же самое можно сказать и про образовательный формат. Для обучения потребуется помимо трансляции ещё и механизм получения обратной связи от экспертов и способ контроля усвоения материала.
Сколько должно длиться событие?
Перемещаться между аудиториями на площадке и переключаться между онлайн-трансляции — далеко не одно и то же. Долго сидеть у экрана человеку физически тяжело: максимум времени, которое участник удерживает внимание перед монитором — 3 часа.
По этой причине часто бывает целесообразно растянуть обычно двухдневную конференцию до недели или нескольких недель. Так поступили, например, организаторы Форума «Вовлекая в культуру счастья».
В гибридном формате можно реализовать многодневную программу, которая будет сочетать в себе живое и виртуальное общение, например, онлайн-трансляции выступлений экспертов и живые дискуссионные встречи.
Как не сделать онлайн-участников гостями второго сорта?
Главный вызов гибридной модели мероприятий состоит в том, чтобы поддерживать живую и виртуальную аудитории одинаково вовлеченными. У участников не должно складываться впечатления, что это два разных, отдельных мероприятия, происходящих паралльльно.
Важно, чтобы те, кто участвует онлайн, не чувствовали себя ущемлёнными, особенно если мероприятие платное. В идеале каждый из форматов участия должен иметь свои преимущества и давать особый опыт.
Это может обеспечить, например, специальный пакет сувенирки для виртуальных участников событий, который доставляется по почте. Помимо обычных блокнотов и ручки, в наборе могут быть особые сувениры только для тех, кто участвует онлайн.
Посылка с пакетом участника онлайн-события. Источник: Bizbash
Еще одна идея в копилку: транслировать онлайн немного бекстейджа — закулисные кадры и мини-интервью со звездными спикерами, предваряющие трансляцию и другой эксклюзивный контент.
Но лучший способ не разделять очных и заочных участников — собрать их на общей виртуальной площадке, например в ивент-приложении.
Каким должно быть расписание гибридного мероприятия?
Как и в случае онлайн-событий, расписание гибридных мероприятий должно создаваться с учетом проблемы часовых поясов. Организаторам стоит продумать, как сделать время удобным если не для всех, то хотя бы для большинства участников.
Если у вас большая разница в часовых поясах, много участников и из европейской части России и из Дальнего востока, вы не сможете провести главную сессию только один раз. Нужно будет решить, будет контент дважды в программе или будет записан и ретранслирован.
Второй момент, касающийся программы: виртуальная часть гибридного мероприятия не обязательно должна в точности соответствовать очной. Вполне возможно, будет достаточно организовать прямую трансляцию только для ключевых сессий и предоставить онлайн-участникам доступ к видеозаписям остальных выступлений, чтобы они могли посмотреть их в любое удобное время.
Каким будет бюджет гибридного мероприятия?
Небольшое мероприятие с личным присутствием означает возможность использования новых и альтернативных площадок, которых раньше, когда мероприятия проходили для большого числа людей, даже не рассматривались. Это поможет сократить бюджет на аренду площадки — одну из основных статей затрат организаторов.
В то же время качественная профессиональная трансляция стоит немало, и это тот пункт, на котором не стоит экономить.
Нужно заложить бюджет на организацию съемки, видео-продакшн, организацию и тех. поддержку онлайн-трансляции, виртуальную площадку, где участники будут смотреть эфир и т.п. Потребуется также услуги дизайнера-клипмейкера для создания отбивок и визуальных эффектов, чтобы удержать внимание виртуальных посетителей.
Должны ли цены на онлайн- и офлайн- билеты различаться?
Хотя впечатления от виртуального мероприятия в идеале должны быть такими же сильными, как и от личного участия, скорее всего, онлайн-билеты будут стоить дешевле.
В условиях большой неопределенности важно заранее продумать конвертацию офлайн билетов в онлайн. Если участник по какой-то причине не сможет присутствовать лично (а это в текущих условиях серьёзный риск), как он сможет поменять формат участия? Будет ли компенсирована разница в стоимости?
Как реализовать нетворкинг на гибридном мероприятии?
Нетворкинг — серьезная проблема для онлайн-мероприятий. Она встаёт ещё более остро, когда некоторые гости присутствуют на мероприятии лично, а некоторые — только виртуально. Хорошая новость состоит в том, что ивент-технологии достигли такого уровня развития, чтобы обеспечить полноценный нетворкинг для всех участников.
Чтобы сделать гибридное мероприятие полезным с точки зрения нетворинга, комментариев к трансляции или чата в мессенджере будет недостаточно. Понадобится инструмент, помогающий участникам знакомиться и находить полезные контакты, а ещё лучше — сразу назначать живые или онлайн-встречи.
Тут может пригодится приложение для мероприятия с функционалом нетворкинга, которым будут пользоваться в равной степени и онлайн- и офлайн- участники.
Ещё одна идея для нетворкинга: заранее познакомить между собой онлайн-участников, живущих в одном городе и помочь им встретиться лично. Участники из одного города могут вместе смотреть трансляции конференции, делясь эмоциями и идеями.
К каким трудностям нужно быть готовым?
В «живой» части гибридного мероприятия, нужно быть готовыми к ограничениям, связанным с мерами по предотвращению распространения COVID. Где-то это будут ограничения по количеству допустимых участников, где-то — требования соблюдения социальной дистанции и обязательное наличие средств индивидуальной защиты. В любом случае организаторам придётся продумать перечень мер для защиты участников и заложить соответствующие расходы в бюджет.
Для виртуальной составляющей ключевым фактором станет поддержание вовлеченности аудитории. И тут тоже понадобится свой перечень мер по удержанию внимания и включения онлайн-участников в активности, ключевой из которых будет безупречно организованная трансляция. Если картинка размыта, прерывается или зависает это моментально убьёт вовлечённость.
Гибридная модель это временное решение или новая норма?
Когда угроза COVID-19 пройдет, участники мероприятий, скорее всего, захотят снова собраться лицом к лицу. При этом модели и инструменты, апробированные при организации онлайн- и гибридных событий эпохи социальной дистанции, останутся в арсенале организаторов и могут пригодится, например, для расширения охвата.
Не каждый может уделить конференции несколько дней жизни, оставив семью, домашних животных, отложив рабочие обязанности. Если организаторы научатся делать виртуальное участие в мероприятии столь же полезное и эмоционально насыщенное, как и очное, это поможет привлечь новую аудиторию. Таким образом, гибридная модель может стать новым шагом эволюции конференции или форума.
Подписаться на Технологии в помощь организаторам мероприятий
Получайте свежие статьи прямо на свою почту
Конференции нового времени: рассказываем о гибридном формате
Ковидные времена, наверное, ударили по всем. Но кроме очевидных последствий пандемия смогла принести и кое-что хорошее: многие из нас научились жить в новом времени и в новом формате. Например, нашли новые фишки для удаленной работы, по-новому оценили онлайн-мероприятия, стали иначе распределять время. Мы, в «Онтико» тоже не теряли времени зря, и придумали новый формат для проведения конференций.
В этом году уже три конференции (TeamLead Conf 2021, HighLoad++ Весна 2021 и DevOpsConf 2021) прошли в гибридном формате. Было интересно, полезно, необычно и продуктивно. Сегодня мы расскажем тем, кто еще не успел оценить нововведения лично, о том, в чем они состоят.
Что нового в онлайне?
Онлайн-участники могут задавать вопросы авторам докладов в прямом эфире. Изображение желающего сделать это во время Q&A-сессии выводится на экраны, а спикер отвечает перед всем залом. После доклада у участников появляется возможность пообщаться с докладчиками в цифровых кулуарах.
Кроме того, онлайн-участников ждет виртуальный тур по конференции: они могут увидеть стенды, выставочную зону и посмотреть на то, что происходит в реальное время в фойе. Подключиться можно в любой момент.
На вкладке «Выставка» на платформе конференции участники могут пройтись по онлайн-стендам всех наших партнёров. «Каталог участников» может помочь найти единомышленников. Еще можно сформировать собственное расписание, добавляя в избранное интересные доклады. А в разделе «Библиотека» храним все презентации.
За лучшие вопросы, заданные в любом формате (офлайн или онлайн), мы дарим книги от наших партнеров. А потом пересылаем их в любую точку мира.
Главное достоинство офлайн-участия, которое вы так цените — нетворкинг.
И мы делаем все для того, чтобы это было не просто супер, а еще и супер-безопасно в нынешние непростые времена.
Все сотрудники конференции сдают тест ПЦР и ходят в масках.
Участникам выдаем комплект медицинских масок, санитайзеры, а еще их в любой момент можно взять у организаторов.
Во всех помещениях конференции и в фойе работают мощные рециркуляторы воздуха.
Между докладами предусмотрены перерывы 15 минут. Они заложены для того, чтобы обработать поверхности и проветрить.
Каждый микрофон мы протираем спиртовыми салфетками, прежде чем передать его участнику.
В зоне кофебрейков и обедов соблюдаются нормы социальной дистанции.
Следующие конференции пройдут уже совсем скоро. PHP Russia 2021 состоится 28 июня в московской Radisson Slavyanskaya. А 30 июня и 1 июля откроет свои двери TechLead Conf 2021 — конференция, полностью посвященная инженерным процессам и практикам.
Мы будем рады видеть вас и в онлайне, и офлайн. Выбирайте свой формат участия, присматривайте классные доклады. И до встречи!
Что такое гибридное мероприятие и как его организовать?
Виртуальные мероприятия стали преобладающими на период пандемии COVID-19. Как компании, давно использовавшие эту технологию, так и компании, не настроенные к использованию виртуальных мероприятий, включили ее в свои стратегии развития, чтобы поддержать свой бизнес. По нашим данным, в 2020 году на платформе ClickMeeting было проведено 2 316 074 мероприятия по сравнению с 627 033 мероприятиями годом ранее.
И теперь, когда некоторые компании возвращаются к работе, а в некоторых частях мира постепенно начинают возобновляться мероприятия с личным присутствием, компании ищут способы объединить виртуальный и личный опыт. Приходит время гибридных мероприятий.
Что такое гибридное мероприятие?
Гибридное мероприятие – это интерактивное мероприятие, которое сочетает в себе элементы личного и виртуального присутствия, поэтому участники могут его посетить независимо от того, где они находятся. Гибридными мероприятиями могут быть встречи, тренинги, мастер-классы, конференции, выставки, семинары и любые другие мероприятия, которые вы можете провести для своего бизнеса.
Каждое гибридное событие отличается от других. В некоторых случаях компании могут добавить компонент виртуального присутствия к тому, что обычно является мероприятием с личным присутствием. Возможно, чтобы улучшить опыт для посетителей, присутствующих лично, чтобы сделать мероприятие доступным для большего числа людей (47% организаторов говорят, что гибридные мероприятия объединяют международную аудиторию), или чтобы удовлетворить требования к ограничениям мероприятий с личным присутствием из-за пандемии. В других случаях событие, доступное только в режиме онлайн, можно расширить за счет включения участников с личным присутствием. Существует множество возможностей, когда речь идет о структуре гибридного мероприятия.
Гибридные мероприятия, по сути, существовали с момента появления виртуальных, но в последнее время они набирают обороты, поскольку мир уменьшает количество локдаунов и возвращается к нормальной жизни после COVID-19. Одно исследование показало, что в настоящее время 63% компаний со штатом в 2000-5000 сотрудников, а также 71% организаций со штатом более 5000 сотрудников используют гибридные мероприятия. И более трети организаторов мероприятий и маркетологов планируют в будущем включать больше гибридных мероприятий.
Проведение гибридных мероприятий: советы по организации собственных мероприятий
Многие компании начинают осознавать преимущества гибридных мероприятий — почти 86% в сегменте B2B получают положительное значение рентабельности инвестиций (ROI) через семь месяцев после проведения мероприятия, а 45% намерены достичь 3-х кратного значения рентабельности инвестиций через год. Итак, вы проводите собственные гибридные мероприятия при оптимизации рентабельности инвестиций?
Все начинается с составления плана и поддержания организованности мероприятия. Гибридные мероприятия часто сложнее планировать, чем онлайн-мероприятия и мероприятия с личным присутствием. Вам не только нужно спланировать и то, и другое с технической точки зрения. Перед вами стоит дополнительная задача: перестроить мероприятие таким образом, чтобы оно было интересным и ценным для двух совершенно разных аудиторий с двумя совершенно разными опытами восприятия. На самом деле, 38% организаторов мероприятий считают, что для подготовки к проведению гибридных мероприятий нужно больше времени.
Ниже приведены советы, которые помогут вам провести успешное гибридное мероприятие.
Определите, как вы будете измерять успех мероприятия
Постановка целей зачастую является первым шагом в любой предпринимательской инициативе, и это, безусловно, относится и к гибридным мероприятиям. Все начинается с осознания ваших глобальных целей, а затем определения целей ваших гибридных мероприятий, которые поддержат эти более крупные инициативы. 94% организаторов гибридных мероприятий в сегменте B2B ссылаются на «генерирование потока клиентов» в качестве своего ключевого показателя эффективности (KPI), то есть по сути, они смотрят, сколько потенциальных клиентов мероприятие принесет для конвейера продаж.
Вы также захотите измерить общую статистику участия в мероприятии, чтобы оценить его успех:
Вы можете заполучить подобную информацию с помощью опросов и анкетирования участников. Некоторые платформы для проведения гибридных и виртуальных мероприятий имеют в своем арсенале инструменты аналитики и интеграции. ClickMeeting предлагает интеграцию с Google Analytics. С помощью этого инструмента вы сможете проследить поведение пользователя при заполнении формы регистрации, в зале ожидания и на странице благодарностей.
Настройте свою технологию
В случае гибридных мероприятий вам нужно подумать о технологии как для ваших виртуальных участников, так и для участников, присутствующих лично. Правильное использование технологий беспокоит две трети организаторов мероприятий, а треть столкнулась с проблемами подключения во время гибридных мероприятий. Несмотря на это, только у 12% имеется запасной план для использования Wi-Fi. Технические проблемы могут негативно повлиять на опыт участников, а в тяжелых случаях это может вообще привести к остановке мероприятия.
Выберите время и место для вашего гибридного мероприятия
Для каждого гибридного события есть два «места проведения»: физическое и виртуальное. То есть вам понадобится пространство, в котором могут разместиться ваши участники, докладчики и откуда вы будете вести прямую трансляцию. Но проще сказать, чем сделать! На самом деле, 35% организаторов затрудняются с выбором правильного места проведения мероприятия.
Когда дело доходит до «времени», вам захочется расставить приоритеты для посетителей, присутствующих лично, а также сбалансировать потребности ваших виртуальных участников. Подумайте, где находятся участники. Если вы обучаете группу новых сотрудников, которые все находятся в одном и том же месте – некоторые дома, а некоторые в офисе, это более простая задача. Но несколько сложнее организовать мероприятия, которые объединяют участников в разных часовых поясах и странах. Почти половина организаторов испытывает трудности с планированием гибридных мероприятий при участии международных участников из разных часовых поясов.
Если вы имеете дело со сложным планированием, у вас есть несколько вариантов:
Объедините виртуальных участников и участников с личным присутствием
Возможно, самой большой и распространенной проблемой для гибридных мероприятий является баланс потребностей и налаживание отношений между участниками, присутствующими лично, и виртуальными участниками. Если и вам это нелегко дается, вы не одиноки. Более 70% организаторов считают это своей главной проблемой. И, к сожалению, участники чувствуют «разрыв»: 39% виртуальных участников не чувствуют себя вовлеченными в мероприятие.
Ключевая задача в данном случае – это сделать виртуальное участие чем-то большим, чем просто дополнение к мероприятию «в реале». Гибридные мероприятия должны включать виртуальные занятия и одновременно реализовать потенциал мероприятия «вживую», а также объединять два типа участников. 57% респондентов заявили, что предпочли бы посетить, скорее, версию гибридного мероприятия с личным участием, чем виртуальную версию.
Коллективная работа является основным фактором удовлетворенности участников, поэтому важно использовать эти возможности в процессе работы. Используйте сессионные залы, создавайте небольшие группы и поощряйте участников лично использовать цифровые инструменты для улучшения опыта коммуникации. Разрешите виртуальным участникам участвовать в сессиях вопросов, тестах и опросах, а также дайте им возможность поделиться своими материалами.
Также хорошей идеей является создание цифрового пространства, куда участники мероприятия могут заходить в любое время и общаться друг с другом. Вы также можете использовать такой инструмент, как платформа ClickMeeting, чтобы обеспечить гибкое пространство для объединения участников.
Подготовьте своих докладчиков
Многие докладчики привыкли к виртуальным или онлайн-презентациям; гораздо меньше людей имеют опыт работы с гибридными мероприятиями. На самом деле, почти половина организаторов мероприятий ссылаются на то, что докладчикам трудно найти баланс с обеими аудиториями. Поэтому важно должным образом подготовить своих докладчиков, чтобы они понимали разницу двух аудиторий. Вы также можете предложить им идеи о том, как в равной степени привлечь обе группы, например, познакомить их с инструментами вашей платформы для виртуальных мероприятий.
Продвижение гибридных мероприятий
Гибридные мероприятия останутся навсегда в нашей реальности, и организаторы должны использовать инструменты и тактику, которые сделают их успешными как для посетителей с личным присутствием, так и для онлайн-посетителей. При создании собственного гибридного мероприятия помните о следующих советах:
Как не ошибиться в планировании гибридного ивента: краткий гид по формату
Гибридный формат мероприятий позволяет в некоторой степени компенсировать недостатки онлайн-ивентов. Исполнительный директор агентства Sobytie Communications Татьяна Слободян подготовила краткий гид по гибридам.
Фото: Sobytie Communications, фестиваль PRO//ДВИЖЕНИЕ
Скорее всего, полноценный офлайн-формат вернётся к нам не раньше середины лета 2021 года. Постепенный переход к «живым» проектам начнётся во втором полугодии, по мере увеличения числа вакцинированных людей.
Что такое гибридные мероприятия
Это совмещение элементов офлайн- и онлайн-форматов. Физическое пространство дополняется виртуальным, а к людям, находящимся в студии, может подключиться практически неограниченное количество онлайн-пользователей.
В условиях пандемии мы все были вынуждены уйти в онлайн и гибрид. Пока кому-то было сложно перестроиться и привыкнуть к коммуникации через монитор, другие быстро оценили положительные аспекты новых форматов. Например, существенное снижение затрат на логистику спикеров и участников в рамках больших отраслевых конференций. Спикерам стало проще встроиться в программу мероприятия, имея возможность подключения из любой точки мира.
Кейс Sobytie Communications — международный транспортно-логистический форум «PRO//Движение.1520», который мы провели в 2020 году как раз в гибридном формате. Как следствие, форум значительно увеличил аудиторию в сравнении с прошлым годом, когда мероприятие проводилось офлайн. Также гибридный формат позволил нам пригласить известного зарубежного спикера, китайского визионера —— Юкон Хуанга, при этом оптимизировав расходы на логистику.
Всё, что нужно знать о рекламе в мобильных играх
Аналитический обзор Gameloft: рекламные форматы, портрет аудитории, надёжные бенчмарки.
Онлайн-выступления дают больше возможностей для наполнения программы с минимальными организационными расходами. Поэтому допускаю, что большинство компаний уже не перейдут в тотальный офлайн, как это было раньше.
Техническая сторона гибридных мероприятий
Фото: Sobytie Communications, фестиваль PRO//ДВИЖЕНИЕ
Основой любого гибридного мероприятия является виртуальная платформа с практически неограниченным функционалом: регистрация участников, трансляции из студий в режиме реального времени с возможностью беседы со зрителями, голосования —— общедоступные и закрытые с платным доступом, отдельные переговорные комнаты, виртуальные выставочные 3D-пространства, возможность скачивания материалов и создание архива мероприятия, инструменты геймификации и так далее.
Наиболее популярен вариант создания собственной платформы: это позволяет соблюсти фирменный стиль, добавив только необходимые функции. Что в каких-то случаях может быть даже дешевле, чем уже существующая платформа. Особенно если речь идёт о мероприятии с большой аудиторией, следовательно, с подключением большого количества участников.
В начале 2021 года команда События провела большое онлайн-заседание с участием представителей Правительства РФ. Мы использовали концепцию сегментирования аудиторий на авторизованных пользователей и внешних зрителей. Разделяя эти два потока на платформе, мы имели возможность ограничить просмотр закрытой части заседания, при этом не сужая общий функционал платформы для неавторизованных пользователей.
Подобную практику мы применяли и в рамках форума «PRO//Движение.1520», но в другом решении: зарегистрированные пользователи имели больше сервисов, в том числе для общения (переговорные комнаты в видеоформате, групповые чаты, личные чаты между зарегистрированными участниками).
Гибридный формат предоставляет массу возможностей. Офлайн-дополнением для максимального погружения в атмосферу мероприятия может стать доставка пакетов участника, сувенирной продукции и даже фуршетных сетов на дом каждому посетителю. Можно пустить зрителей «за кулисы» и показать бэкстейдж проекта, ведь так интересно прикоснуться к чему-то закрытому для обычного гостя и почувствовать себя частью огромной команды.
Какие детали нужно учесть при планировании гибридного мероприятия
Важно всегда помнить про людей, для которых вы проводите гибридное мероприятие. Именно их цели и потребности в рамках проводимого события должны стоять в приоритете. При разработке платформы необходимо ставить себя на место пользователя, оценивая удобство интерфейса.
Профессиональное техническое сопровождение, стабильное соединение, высокое качество видео и звука, и опытный режиссёр трансляции — основы онлайн-мероприятий.
Удерживать аудиторию в онлайне сложнее, чем в офлайне, поэтому при разработке программы необходимо делать ставку на максимально вовлекающий контент.
Отсюда вытекает следующий пункт — продолжительность мероприятия. Каждый из нас помнит, насколько тяжело было выдерживать долгие трансляции в период весенней изоляции. Мероприятие должно пройти эффективно для всех сторон.
Именно поэтому основную программу форума «PRO//Движение.1520» мы дополняли включениями из студии, где ведущая брала интервью у гостей и делала обзоры событий дня. Это позволило нам оставаться в контакте с аудиторией в перерывах между сессиями и не терять зрителей.
Кроме того, удержать внимание онлайн-аудитории поможет удобная коммуникация. Если технические аспекты участия в дискуссии и возможность задать вопрос спикеру интуитивно понятны —— это однозначно увеличит вовлечённость зрителей. Модерацию онлайн-части стоит вписать в сценарий мероприятия. Заранее подготовленные вопросы и реплики для коммуникации онлайн-модератора со зрителями подогреют активность всех участников и сделают мероприятие максимально живым.
Ещё одним цепляющим моментом может стать разнообразие картинки. Грамотно выстроенная цепочка переключения изображения поможет активизировать внимание зрителя, а разнообразие планов даст более полную картину офлайн-площадки и поможет в конструировании ощущения присутствия.
Фото: Sobytie Communications, фестиваль PRO//ДВИЖЕНИЕ
С какими сложностями можно столкнуться при организации гибридных мероприятий
Перечислим, на что точно стоит обратить внимание.
Контент. Как было сказано выше, он должен быть ёмким и вовлекающим.
Репетиции. Это касается не только технических прогонов, но и выступлений спикеров. Многие эксперты отлично работают с живой аудиторией, но в работе на камеру есть свои тонкости. Предварительные тесты помогут спикеру чувствовать себя более уверенно.
Взаимодействие всех служб. В процессе подготовки проекта (которая, в основном, тоже проходит удалённо) нужно быть уверенным в полной синхронизации работы всей команды. И проводить совместные «статусные» совещания чаще, чем при подготовке офлайн-проекта.
Интеллектуальные права. Необходимо детально прорабатывать юридический вопрос приобретения прав, особенно при трансляциях на YouTube.
Готовность к внезапным изменениям. Запасной план помогает оперативно принимать решения и выбирать площадку по мере внешних изменений, которые за время подготовки проекта могут случиться не раз и не два.
Гибридное мероприятие в цифрах
Благодаря гибридному формату компания может достигать разных целей.
Увеличение охвата аудитории
Для простого сравнения приведём статистику мероприятия «PRO//Движение.1520» 2020 года. Гибридный формат позволил увеличить аудиторию события ровно вдвое. В 2020 году участниками стали 650 компаний из 28 стран. При этом в 2019 году, в офлайн-форуме, приняли участие представители 325 компаний из 17 государств. Кроме этого, онлайн-формат открывает несравненные возможности и для зрительского участия: в 2020 году трансляцию на платформе форума смотрели более 4000 человек.
Оптимизация расходов
Площадка, логистика, гонорары артистов и их технический райдер, кейтеринговое обслуживание и так далее. В нашей практике снижение расходов на логистику зарубежного спикера позволило вложить больший процент бюджета в техническое оснащение площадки и обеспечение трансляций, что однозначно улучшило качество мероприятия.
Гибрид изменит офлайн (когда он вернётся)
Однозначным плюсом гибрида является его доступность. Охват аудитории в разы превышает возможности офлайна. Мероприятия сейчас стали более цифровыми и оперативными. И, безусловно, безопасными для здоровья участников в текущей ситуации.
Уже сейчас мы видим подтверждение тому, что онлайн-форматы меняют и сам офлайн: физические мероприятия будут наполнены самыми эффективными высокотехнологичными фишками, вынесенными из опыта гибридных мероприятий. Эта тенденция позволит мероприятиям стать ещё более интересными и качественными, а компании-заказчики смогут привлекать ещё большую аудиторию.